====== Protocol bij overlijden student ====== > **Samenvatting** > //Beschrijving van de acties die bij het overlijden van een student worden ondernomen bij Fontys ICT als aanvulling op het Fontys-protocol.// ===== Inleiding ===== Het overlijden van een student heeft enorm veel impact op alle betrokkenen. Fontys heeft een protocol ontwikkeld (wat ook via de [[https://portal.fhict.nl/medewerkersplein/Handleidingen/protocol%20overlijden%20student%2014-12-2023.pdf|Fontys ICT Portal]] ontsloten wordt) om bij deze gebeurtenis op organisatorisch en administratief vlak op een juiste manier te handelen. Voor de Fontys ICT community worden hieronder enkele aanvullende handreikingen gedaan. ===== Eerste verantwoordelijke ===== Als eerste verantwoordelijke bij het overlijden van een student is een casemanager aangesteld die verantwoordelijk is voor het gehele proces en de communicatie. Dit is in principe een [[..:beleid:rolbeschrijving_uitvoeringsmanager|Uitvoeringsmanager]] (UM) van de locatie waar de student bij hoort.\\ Back up van de eerst verantwoordelijke is de [[https://portal.fhict.nl/Studentenplein/Lists/Kernteamverantwoordelijken/Overzicht%20medewerkers.aspx|plaatsvervangende UM]], een [[..:beleid:rolbeschrijving_people_manager|People Manager]] (PM) van de betreffende locatie.\\ De eerste verantwoordelijke draagt er zorg voor dat het Fontys protocol wordt uitgevoerd en ook de onderstaande mogelijke aanvullende acties, zoals wordt weergegeven in Figuur 1. >**Figuur 1** >//Mogelijke aanvullende acties op het Fontys 'Protocol overlijden student' en de uitvoerder bij Fontys ICT. //\\ ^ Actie ^ Uitvoering ^ | Melden bij de Student Desk (SD); De SD kan checken bij de Dienst Studentenvoorzieningen of overlijden is gemeld. | UM | | Gedenkplek inrichten. | [[..:beleid:rolbeschrijving_semestercoach|Semestercoach]] (SC) | | Met de klas afstemmen om een kaart te sturen of een andere kennisgeving van medeleven. | SC | | Bloemen op de dag (of vóór de dag) van de uitvaart laten bezorgen. | Marketing & Communicatie (M&C) | | Bij het //in memoriam// bericht de mogelijkheid bieden om te reageren. Na enkele weken de reacties overhandigen aan de ouders. | SC | | Ouders de mogelijkheid bieden om op de locatie langs te bezoeken. | SC | | Ouders ondersteunen bij uitschrijving (Studielink) en Studiefinanciering/OV (DUO).\\ DIGID van de student is hierbij nodig. Via de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) wordt dit ook doorgegeven aan Studielink en DUO. | [[..:beleid:student_desk|Student Desk]] | | Specifieke zaken afstemmen voor internationale studenten. | | Meer info met betrekking tot overlijden, zie de Fontys-pagina [[https://connect.fontys.nl/diensten/MC/Paginas/Condoleances.aspx|condoleances]]. ===== Accounts ===== **Fontys**\\ In het Fontys protocol bij het overlijden van een student zijn de accounts van de volgende systemen opgenomen: * Progress * Content Manager * Email **Accountbeheer door Student Desk**\\ Bij Student Desk wordt een melding gemaakt ten behoeve van: * __StudentVolg__((Zorgen dat in geen enkele rapportage studenten die op inactief zijn gezet, zichtbaar zijn.)) * De klasnaam bij de student moet worden verwijderd * Onderdelen verwijderen * SC en assessoren weghalen * Verifiëren of student bekend is bij Student+; melden bij/actie door PL Student+ **Accountbeheer door II&A**\\ Melden bij II&A. Anders dan reguliere wijzigingen die door iedere functioneel beheerder worden uitgevoerd, wordt bij het overlijden van een student door II&A het volgende opgepakt. * __Active directory__: account verwijderen (Sharepoint profielpagina verdwijnt). * __StudentVolg__((Zorgen dat in geen enkele rapportage studenten die op inactief zijn gezet, zichtbaar zijn.)) * Account verwijderen * __Aura__ * Nagaan of er nog spullen uitgeleend zijn. Beoordelen of deze nog teruggevraagd worden of afgeschreven worden. Dit registreren, zodat er geen herinneringsmails of -brieven meer verstuurd worden. * Student uit Aura verwijderen * __Feedpulse__: account blokkeren en gegevens verwijderen; melden door II&A; actie door Functioneel Beheer Canvas. * __StudyCoach__: account blokkeren en gegevens verwijderen; melden door II&A; actie door Functioneel Beheer Canvas. * __Portflow__: account blokkeren en gegevens verwijderen; melden door II&A; actie door Functioneel Beheer Canvas. * __CanvasDbCore__: historie verwijderen. **Accounts afstemmen met PLOU en/of coach**\\ Bij de volgende systemen moet eerst afgestemd worden of het account geblokkeerd kan worden, omdat hierbij mogelijk sprake is van groepswerk. Afstemmen met de PLOU. * __Canvas__: account verwijderen. * __GitLab__: account blokkeren en gegevens verwijderen. * __Webservers__: account blokkeren en gegevens verwijderen. **Accountgegevens Student+**\\ Wanneer een student in contact is geweest met Student+, staan er mogelijk aantekeningen en gegevens op de Sharepoint-omgeving van Student+. Deze moeten verwijderd worden. {{tag>Onderwijsorganisatie NS}}