Geheimhouding

Samenvatting
Deze pagina bevat ons beleid omtrent geheimhouding en de directe links naar onze verschillende Fontys ICT geheimhoudingsverklaring-formats. Ook komt aan bod hoe we met vertrouwelijkheid rondom stage en afstuderen omgaan.

Het is de voorkeur van Fontys ICT om in het onderwijs open en transparant te zijn. Bij samenwerking met het bedrijfsleven zijn we echter genoodzaakt om aan eisen en voorwaarden van het bedrijfsleven te voldoen wat betreft geheimhouding van gevoelige bedrijfsgegevens. Dit is met name van toepassing bij stage en afstuderen, maar ook bij projecten binnen andere semesters kan geëist worden dat er getekend wordt voor geheimhouding.

Het uitgangspunt is dat de student de vertrouwelijkheid bespreekt met het bedrijf voordat de uitvoering van de (afstudeer)stage start, dus tijdens de sollicitatieprocedure. Indien het bedrijf niet akkoord kan gaan met onze regeling voor vertrouwelijkheid, kan de overweging plaatsvinden om een geheimhoudingsverklaring van het bedrijf te ondertekenen. Hiervoor kan via de stage- of afstudeercoördinator contact gelegd worden met de jurist om een uitspraak te laten doen of de betreffende geheimhoudingsverklaring ondertekend mag worden. Indien de geheimhoudingsverklaring van het bedrijf bezwaarlijke of onredelijke bepalingen bevat en het bedrijf niet open staat voor aanpassingen, kan de (afstudeer)stage mogelijk geen doorgang vinden. Op deze pagina wordt tevens informatie gegeven over de vertrouwelijkheid rondom afstudeerwerken (scripties of portfolio's) en over de opslag van vertrouwelijke gegevens en de formulieren die aan de regeling zijn gekoppeld.

Het gebruik van onze eigen geheimhoudingsverklaringen is het uitgangspunt. Op deze manier weten we zeker dat onze studenten en collega's niets ondertekenen wat belastend voor ze kan zijn.

We hebben verschillende geheimhoudingsverklaringen die voor verschillende situaties opgesteld zijn:

• Geheimhoudingsverklaring voor stage
• Geheimhoudingsverklaring voor afstuderen
• Geheimhoudingsverklaring voor projecten
• Geheimhoudingsverklaring voor extern deskundigen

• In alle gevallen wordt het afstudeerwerk digitaal ingeleverd.
• Voordat de uitvoering van de afstudeeropdracht begint bespreekt de student met het bedrijf of er sprake zal zijn van vertrouwelijke informatie in het afstudeerwerk.
• Indien er sprake is van vertrouwelijke informatie dan wordt er een geheimhoudingsverklaring (van Fontys ICT of na akkoord van het bedrijf) ondertekend. Fontys ICT medewerkers en studenten van Fontys ICT conformeren zich aan deze verklaring en de overeengekomen geheimhoudingsverplichting.
• Externe deskundigen voor Fontys ICT ondertekenen eenmalig een geheimhoudingsverklaring die van toepassing is op alle afstudeerwerken waar ze bij betrokken zijn.

Indien het afstudeerwerk vertrouwelijk is, wordt:

1. deze niet gepubliceerd in de HBO kennisbank ¹⁾;
2. één digitaal exemplaar digitaal gearchiveerd en alleen op vertrouwelijke basis ontsloten indien de opleiding moet voldoen aan een wettelijke verantwoordingsplicht, bijv. een accreditatie;
3. de afstudeerzitting ook besloten gehouden, tenzij er toestemming gegeven wordt door het bedrijf dat de zitting openbaar gehouden mag worden indien er geen vertrouwelijke gegevens gedeeld worden.
4. van alle bij de beoordeling van de student betrokkenen meteen na de zitting verwacht alle papieren en digitale versies in hun bezit te vernietigen. De voorzitter attendeert alle betrokkenen op deze verantwoordelijkheid na afloop van de zitting.

Indien het afstudeerwerk niet vertrouwelijk is zijn bovenstaande beperkingen niet van toepassing.

Vertrouwelijke afstudeerwerken:

1. worden 7 jaar bewaard, de infrastructuur garandeert deze termijn;
2. worden meteen na afloop van de bewaartermijn vernietigd;
3. worden gedurende de bewaartermijn op veilige wijze bewaard uitsluitend toegankelijk voor daartoe door Fontys ICT aangewezen beheerders;
4. dienen uitsluitend als aanvullend bewijsmateriaal bij het beoordelen van het gerealiseerde eindniveau in het kader van een wettelijke verplichting van de opleiding om zich daarover te verantwoorden, bijv. bij een accreditatie en worden uitsluitend en alleen op expliciet verzoek vertoond aan bevoegde mensen die aangesteld zijn door een daartoe wettelijk bevoegd orgaan ter de beoordeling van de opleiding;
5. geen enkel ander gebruik dan hiervoor bedoeld en beschreven zal door Fontys ICT worden toegestaan;
6. er zijn organisaties die hun bedrijfsgevoelige informatie niet opgeslagen willen hebben in onze Content Manager, omdat deze informatie niet encrypted wordt opgeslagen. In de meeste gevallen kan het portfolio zodanig gemaakt worden dat de meest bedrijfsgevoelige informatie eruit weggelaten kan worden. Het bedrijf kan met student en 1e assessor afstemmen wat wel en niet in het portfolio terecht mag komen.

Indien de accreditatiecommissie inzage wil in afstudeerwerken die als vertrouwelijk zijn gekenmerkt, kan de commissie een verzoek doen tot ontsluiting van vertrouwelijke gegevens middels de onderstaande formulier:

• Verzoek tot ontsluiting van vertrouwelijke gegevens. Dit formulier wordt ingevuld om Fontys ICT inzage te vragen in - door Fontys ICT - als vertrouwelijk gekenmerkte gegevens. Toestemming tot inzage wordt slechts voorwaardelijk verleend. De voorwaarden staan in het formulier.