Richtlijnen reizen buitenland

Samenvatting
Beschrijving van de richtlijnen en te volgen stappen door medewerkers van Fontys ICT wanneer ze naar het buitenland reizen voor Fontys ICT.

Indien je een internationale reis voor Fontys wilt gaan maken, moet deze eerst goedgekeurd worden. Daarvoor zijn de volgende stappen nodig:

• Indienen van een inkoopaanvraag via het inkoopproces;
• Invullen van het formulier en de verantwoordelijke medewerker kiezen, afhankelijk van het doel van de reis. Figuur 1 laat zien bij wie je moet zijn om een inkoopaanvraag in te dienen;
• Zodra er akkoord gegeven is stuur je je reisopties door naar Fontysict-secretariaat@fontys.nl. De reis wordt dan geboekt via de aanbesteder van Fontys; Diversity Travel;
• Je krijgt bericht van het Fontys ICT secretariaat met een voorstel. Zodra je akkoord hebt gegeven op het voorstel om de reis definitief te boeken, vul je het formulier reisverzekering Fontys in. N.B. wanneer het een studiereis met studenten betreft, wordt de reisverzekering gezamenlijk geregeld voor de studenten en begeleidende docent(en).

Figuur 1
Proces voor het indienen van een inkoopaanvraag dienstreis buitenland

De tegels Werving en Internationalisering uit Figuur 1 worden hieronder toegelicht.

De Accountmanager Internationale Werving stelt een jaarplan op dat de volgende onderdelen bevat:

• omschrijving van de internationale wervingsactiviteiten;
• om welke landen en steden het gaat;
• om welke beurzen het gaat;
• overige activiteiten.

De Accountmanager Internationale Werving stelt het jaarplan op samen met het M&C-team van Fontys ICT, de gelijknamige accountmanagers bij andere Fontys-instituten en met de betrokken collega's bij Fontys MC&P. Vervolgens wordt het plan afgestemd met Finance & Planning van Fontys ICT om na te gaan of het binnen het budget past. Tot slot wordt het ter goedkeuring voorgelegd aan de Manager Support.

De persoon die op verzoek van de accountmanager internationale werving de reis maakt, stuurt een mail naar Fontysict-secretariaat@fontys.nl met alle reisgegevens.

De reizen naar Zzuli in China worden onder 1 grote inkooporder een maal per jaar afgestemd met de directeur en de collega's van Planning & Finance van Fontys ICT. Zodra de reis bij de medewerker is verwerkt in de inzet, kunnen de reisgegevens gestuurd worden naar Fontysict-secretariaat@fontys.nl.

'Internationalisering' is bedoeld voor het onderwijs-gerelateerd reizen, bijvoorbeeld:

• (deels) door Erasmus gefinancierde reizen (van toepassing voor EU en sommige partnerlanden);
• docentuitwisselingen buiten Europa;
• deelname aan samenwerkingsprojecten met hogescholen en universiteiten.

Erasmus-financiering is bedoeld voor reizen binnen de EU-landen voor onderwijs of trainingsactiviteiten. Voor meer informatie over internationalisering zie Study Abroad Fontysict.

Voor het vergoeden van verblijfskosten in het buitenland geldt het volgende:

• Declareer (in je interaction center van HR2day) per zakelijke overnachting 100% (accommodatie zonder ontbijt) en 88% (accommodatie met ontbijt) van de dagvergoeding;
• Zie voor de actuele gegevens de betreffende tarieflijst op de site Flexibel reizen: alles over dienstreizen naar het buitenland van Fontys HR & Organisatie (voorheen Dienst Personeel & Organisatie);
• Ter verantwoording voeg je bij de declaratie een bewijsstuk toe waarin het aantal nachten dat je weg bent geweest laat zien (bijv. vliegticket of hotelbon).

De gemaakte reiskosten voor vervoer van en naar een luchthaven in Nederland, declareer je conform Fontys Reiskostenregeling.