Taken en verantwoordelijkheden Examencommissie

Samenvatting
Hier wordt een beschrijving gegeven van de algemene taken en verantwoordelijkheden van alle leden van de examencommisse en van de specifieke taken per rol binnen een examenkamer.

Elke lid moet in staat zijn om:

• individuele verzoeken van studenten te behandelen vanuit een juridisch kader; Voorbeelden: fraude, verlenen van vrijstellingen, toekennen van voorzieningen voor studenten met een chronische ziekte of handicap of die een verband hebben met het beoefenen van topsport;
• verzoeken van studenten te bespreken;
• studenten en (of) docenten te horen;
• besluiten te onderbouwen;
• regels te interpreteren en toe te passen en zo nodig, goed gemotiveerd, te kunnen en willen afwijken van de regels (bijv. het toepassen van een hardheidsclausule);
• gesprekken met management en collega’s te voeren indien regels of procedures niet zijn gevolgd;
• verantwoording af te leggen over eigen werkzaamheden zowel intern als extern.
• te adviseren over (aanpassingen in) de OER;
• een bijdrage te leveren aan de kwaliteitsborging van toetsing en examinering;
• relevante procedures en (beleids)regels vast te stellen, evalueren, periodiek te herzien en communiceren.

Hiervoor moet hij in staat zijn om:

• beslissingen te nemen;
• integer te handelen en vertrouwelijk kunnen omgaan met verkregen informatie;
• actuele kennis te verwerven en onderhouden van de Onderwijs- en Examenregelingen en toetsbeleid van de opleidingen binnen het instituut;
• helder en zorgvuldig te formuleren in de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• onafhankelijk en onpartijdig te zijn ten opzichte van betrokkenen en management of directie.

De voorzitter beleidskamer is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de examencommissie. De voorzitter van de examenkamer is verantwoordelijk voor de binnen zijn kamer genomen beslissingen. De voorzitter wordt bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend voorzitter. Deze heeft dezelfde taken en verantwoordelijkheden als een voorzitter maar kan alleen tekenen met vermelding van haar functie als plaatsvervangend voorzitter. Voor de beleidskamer is op voorhand een vervangend voorzitter benoemd, voor de examenkamers wijst de voorzitter van de beleidskamer deze aan. Taken:

• plannen van de vergaderingen;
• voorbereiden van de vergadering samen met de secretaris;
• voorzitten van de vergadering en bewaken van de goede orde;
• opstellen, verantwoorden en verdedigen van beleid tegenover interne en externe partijen;
• ondertekening besluiten, cijferlijsten, getuigschriften, certificaten en verklaringen;
• signaleren en rapporteren van uitvoeringen indien die afwijken van het beleid;
• optreden als contactpersoon bij beroepsschriften ingediend bij het College van Beroep voor de Examens (Cobex) en het voeren van verweer;
• periodiek overleg voeren met de opleidingsmanagers over de gang van zaken en mogelijke verbeterpunten in de borging van de toetskwaliteit (dit geldt alleen voor de voorzitter van de beleidskamer);
• het maken van de graadmelding in Progress ten behoeve van DUO

Dit betekent dat de voorzitter in staat moet zijn om:

1. leiding te geven aan de examencommissie;
2. beleid te ontwikkelen en procedures en regels op te stellen zoals de WHW voorschrijft;
3. de onafhankelijkheid en het deskundig functioneren van de examencommissie vorm te geven en te bewaken;
4. te communiceren op diverse niveaus;
5. op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen met betrekking tot wet- en regelgeving (o.a. WHW) en toetsing en examinering en het correct interpreteren en toepassen van regels en hiernaar handelen.

De ambtelijke secretaris is verantwoordelijk voor een goede procesgang en is aanspreekbaar op een goede verslaglegging en correspondentie.

De werkzaamheden van de ambtelijk secretaris bestaan uit:

• samen met de voorzitter voorbereiden van de vergaderingen;
• het voorbereiden en afhandelen van verzoeken aan de beleidskamer;
• het afhandelen van correspondentie;
• onderhouden en publiceren van het huishoudelijk reglement en de uitvoeringsregels;
• maken van het jaarverslag;
• het inrichten en beheren van het secretariaat, inclusief archivering;
• verspreiden van informatie omtrent genomen besluiten.

De ambtelijk secretaris heeft specifieke deskundigheid ten aanzien van:

• helder schriftelijk en mondeling communiceren;
• accuraat, kwaliteits- en doelgericht handelen;
• inrichten van de administratieve organisatie;
• juridische en formele procedures;
• (externe) kaders en actuele ontwikkelingen met betrekking tot informatievoorziening en archivering.

De secretaris van de beleidskamer wordt bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend secretaris. Deze heeft dezelfde taken en verantwoordelijkheden als een secretaris maar kan alleen tekenen met vermelding van zijn functie als plaatsvervangend secretaris. Indien de secretaris van de uitvoerende kamer afwezig is, wijst de voorzitter een ander examencommissielid hiervoor aan. De secretaris van de beleidskamer kan zich laten ondersteunen door een ambtelijke secretaris (geen lid, geen recht om te tekenen).

De werkzaamheden van de secretaris bestaan uit:

• notuleren en archiveren van de vergaderingen (uitvoerende- en beleidskamer);
• tekenen van getuigschriften (uitvoerende kamer, samen met de voorzitter);
• helder formuleren van besluiten over individuele verzoeken van studenten (uitvoerende kamer);
• opstellen van verweerschriften in een beroepsprocedure (uitvoerende kamer);
• voorbereiden van vergaderingen (uitvoerende kamer);
• bewaken van de voortgang afspraken en terugkoppeling (uitvoerende kamer);
• communiceren met bedrijfsvoering over inhoud en vorm van de getuigschriften;
• het maken van de graadmelding in Progress ten behoeve van DUO.

De secretaris heeft specifieke deskundigheid ten aanzien van:

• helder schriftelijk en mondeling communiceren. Dat wil zeggen: hij of zij moet over voldoende taalvaardigheid beschikken om een besluit te motiveren en schriftelijk te onderbouwen;
• accuraat en zorgvuldig handelen.

Voor een extern lid gelden dezelfde eisen als voor elk ander lid. Het extern lid heeft als specifieke taak de onafhankelijkheid van de examencommissie mede te bewaken. Enkele leden van de beleidskamer hebben een specifieke deskundigheid: toetsdeskundige en opleidingsdeskundige.

De toetsdeskundige heeft binnen de examencommissie een bijzondere functie in het monitoren van de kwaliteit van toetsing en het adviseren van de opleidingen met betrekking tot toetsing en de borging daarvan. De toetsdeskundige heeft specifieke deskundigheid ten aanzien van de:

• toetskwaliteit en de kwaliteitseisen die daarna gesteld moeten worden aan toetsbeleid, toetsprogramma, toetsinstrumenten en toetsorganisatie);
• wijze waarop toetskwaliteit geborgd kan worden;
• externe kaders en actuele ontwikkelingen met betrekking tot toetsing en examinering.

De opleidingsdeskundige is een vertegenwoordiger van een opleiding of groep van opleidingen. Het lid dat de opleiding vertegenwoordigt moet goed op de hoogte zijn van alle relevante opleidingszaken zoals beroeps- en opleidingsprofiel, onderwijsprogramma, toetsbeleid- en programma, OER, stage- en afstudeerreglement etc.