IT Governance

Samenvatting
Binnen Fontys ICT is informatietechnologie (IT) en informatievoorziening (IV) essentieel voor een hoogstaande uitvoering van onderwijs en onderzoek. Om de IT- en IV-gerelateerde activiteiten en vragen goed te kunnen coördineren is deze IT Governance-pagina opgesteld.

Binnen Fontys ICT beleggen we de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie: collega's organiseren zich in verschillende gremia om de veranderingen binnen de gremia te signaleren, te experimenteren, beslissingen te maken en te implementeren.

Als collega’s een IT- of IV-vraag hebben of ondersteuning nodig hebben bij een IT-gerelateerd experiment kunnen ze advies en ondersteuning krijgen van het Change Control Board (CCB). Hierbij worden waar relevant de Functioneel beheerder, de Technisch beheerder en/of Proceseigenaar, gerelateerd aan de vraag, betrokken. Een overzicht van de rollen per systeem is te vinden in het rollenoverzicht.

Wanneer een vraagstuk over IT (of IV) meer impact heeft en meer uitwerking nodig heeft wordt een projectleider aangesteld door het CCB en valt het project onder een programmateam (onderwijs, onderzoek of back-office). Leden van de programmateams zijn de CCB leden, de betrokkenprojectleiders en de relevante leden van het Leadershipteam.

Figuur 1 toont een schematische weergave van het proces van vraagstukverkenning zoals dat door het CCB wordt ondersteund.

Figuur 1
Schematische weergave van de IT Governance bij Fontys ICT.
Verklaring afkortingen: CCB=Change Control Board; IP=Information Process; LT=Leadershipteam.

• Op basis van de verschillende strategische inputs (Fontys strategie, Fontys ICT strategie en technologische ontwikkelingen) wordt een beknopte IT strategie voor Fontys ICT gedefinieerd door het CCB. De strategie wordt twee keer per jaar geactualiseerd en vormt een leidraad voor de CCB besluiten over prioritering.
• Als vanuit Fontys een nieuw (strategisch) IT-gerelateerd project wordt geïnitieerd wordt in het CCB het belang voor Fontys ICT bepaald en wordt een advies opgesteld in welke mate Fontys ICT hieraan zou moeten deelnemen. Dit kan variëren van helemaal geen betrokkenheid tot actieve deelname. Het advies met een eerste orde schatting van de tijdsbesteding wordt voorgelegd aan het desbetreffende programmateam (onderwijs, onderzoek, back-office) waarin besluit wordt genomen over de mate van deelname. Als het een actieve deelname betreft wordt een projectleider en projectarchitect benoemd en wordt in één van de programmateams vervolgd.

• Elke gebruiker (studenten, docenten en externen) kan een vraag formuleren. Wanneer het vraagstuk betrekking heeft op een proces en een informatieprogramma dat dit proces ondersteunt, dan kan hij zijn vraag richten aan de gekende:
  • Technische beheerder,
  • Functioneel beheerder of Proceseigenaar
  • Direct aan één van de leden van het CCB.
• Bij de verkenning van het vraagstuk, bepaalt het CCB en indien zinvol in afstemming met Functioneel beheerder, Technisch beheerder of Proceseigenaar of het proces of het systeem voldoende begrepen wordt door de gebruiker of dat het een vraagstuk is dat door meerdere gebruikers als hinderend ervaren wordt. Als er een snelle oplossing mogelijk is, kan dit opgelost worden door afstemming door de Technisch beheerder, Functioneel beheerder en Proceseigenaar.
• Wanneer de oplossing voor het vraagstuk niet triviaal is, wordt het vraagstuk door de CCB in afstemming met de Proceseigenaar verder onderzocht op volgende punten:
  • wat willen we waarom veranderen;
  • welke opties zijn er om de verandering te ondersteunen;
  • wat betekent het om niets te doen/het zelf te doen/het uit te besteden/te wachten;
  • en hoe verhoudt dit zich tot andere actuele vraagstukken.

• In overleg met de Proceseigenaar kan elke collega van Fontys ICT een experiment starten met een IT-component. In overleg met betrokken Technisch beheerder, Functioneel beheerder of Proceseigenaar zal het CCB ondersteunen waar mogelijk en zinvol. Bij de ondersteuning wordt ook de doelstelling, scope, de duur van het experiment en de manier waarop wordt geëvalueerd vastgelegd.

• Op basis van het onderzoek of evaluatie van het afgeronde experiment wordt een besluit genomen door het CCB in afstemming met de Proceseigenaar en gecommuniceerd naar de betrokken stakeholders. Het besluit kan zijn:
  • Geen verdere actie nodig. De verhouding tussen kosten en baten is zodanig dat het niet zinvol is om verder op te pakken, of in de afweging met andere activiteiten heeft onvoldoende prioriteit gegeven de beschikbare resources.
  • Met een kleine actie kan IT/IV-vraag of -experiment ondersteund worden en in de bestaande organisatie worden geïmplementeerd. Dit kan bijvoorbeeld een kleine aanpassing aan een bestaand systeem zijn of de aanschaffing van een licentie met beperkte kosten. De CCB coördineert deze actie verder tot en met implementatie en afronding.
  • Het vraagstuk of invoering van het experiment in de staande organisatie heeft meer impact en vraagt een aparte organisatie. In dit geval wordt een project opgestart en een projectleider geworven en aangesteld. De projectleider werkt het vraagstuk verder uit en het wordt belegd in één van de drie programmateams (onderwijs, onderzoek, back office).
  • Het vraagstuk heeft een strategische impact en vergt een besluit door het Leadershipteam . In dat geval wordt in samenwerking met de indiener, de Proceseigenaar en één of meerdere leden van het CCB het vraagstuk zodanig uitgewerkt dat het besproken kan worden in het (Extended) Leadershipteam. In het Leadershipteam kan dan besloten worden tot één van bovenstaande opties of wordt het CCB gevraagd eerst nog nader te onderzoeken.

Verantwoordelijkheden:

• CCB inventariseert IT-/IV-aanvragen, besluitvorming op vervolg en overall prioritering;
• CCB is in direct contact met lopende experimenten met IT impact en ondersteunt deze;
• CCB definieert de IT-strategie voor Fontys ICT, IT-roadmap en prioritisering IT-activiteiten;
• CCB besluit in afstemming met betrokken Proceseigenaar welke IT-aanvragen, experimenten of strategische Fontys IT-gerelateerde projecten leiden tot (implementatie)project (gekoppeld aan een programmateam).

Samenstelling CCB:

• Informatiemanager:
  • De aanvraag verder verfijnen op procesniveau, in afstemming met betrokkenen (o.a. aanvrager, Functioneel beheerder, Proceseigenaar);
  • Bestaat al een oplossing met dezelfde of vergelijkbare functionaliteit zoals gevraagd?
  • Inventariseren of er privacy- of security aandachtspunten zijn.
• Architect:
  • Borgen en up to date houden van de applicatie- en infrastructuur architectuur voor Fontys ICT en afgestemd met Fontys;
  • Bepalen hoe gevraagde systeem/oplossing kan passen in de (Fontys) architectuur, bepalen technologie keuzes in afstemming met de senior ontwikkelaars bij II&A, en aansturing naar de projectarchitect als besloten wordt tot een project. Hieronder valt ook de make/buy beslissing.
• Manager II&A:
  • Aansturen technisch ontwikkelaars en beheerders;
  • Op peil brengen en houden van de benodigde capaciteit en competenties benodigd om de systemen te beheren en door te ontwikkelen (op basis van de gestelde prioriteiten);
  • Inzichtelijk maken voor CCB welke capaciteit en competenties beschikbaar zijn voor onderzoeken en projecten.
• Innovator:
  • Heeft kennis van en is betrokken bij de experimenten die binnen Fontys ICT spelen (bijvoorbeeld als lid van iCop);
  • Kan experimenten toelichten of de juiste personen hierbij betrekken om dat te doen en heeft overzicht van de support die benodigd is en door CCB kan worden geleverd/georganiseerd.
• Manager Fontys ICT Support:
  • Eindverantwoordelijke voor de besluiten die door CCB worden genomen, inclusief de prioriteiten afweging;
  • Eindverantwoordelijke voor de IT-strategie van Fontys ICT zoals door CCB opgesteld.

Het CCB komt 1x per 2 weken bij elkaar

Verantwoordelijkheden:

• Besluitvorming over nieuwe projecten en pilots
• Hulp aan projectteam met richting, besluitvorming, escalatie, resourcing, kennis, ondersteuning;
• Monitort status van projecten (voortgang, risico’s) en bepaalt prioritering binnen programma;
• Er is een programmateam voor onderwijs (gerelateerd aan onderwijsontwikkeling en -uitvoering), voor onderzoek (alle aspecten gerelateerd aan IT-ondersteuning voor onderzoek) en voor backoffice (gerelateerd aan de IT-infrastructuur die door Fontys ICT wordt ondersteund om IT-systemen soepel en volgens de behoeften van Fontys ICT te laten draaien).
  

Samenstelling per programmateam:

• De verantwoordelijke leden van het Leadershipteam:
  • Education: Manager Operations, Manager Development en Manager Support;
  • Onderzoek: Manager Research, Manager Support;
  • Back office: Manager Support.
• De Projectleiders van de projecten die onder het programma vallen:
  • Informeren over de voortgang en risico’s;
  • Aangeven waar support vanuit de organisatie en door het Leadershipteam benodigd is;
  • Voorbereiden van besluiten die in programmateam genomen moeten worden.
• De CCB leden:
  • Ieder met eigen verantwoordelijkheid zoals bij CCB is gedefinieerd.

Verantwoordelijkheden:

• Realiseert projecten op basis van doelstellingen zoals gezet door CCB en in afstemming met het programmateam.

Samenstelling:

• Projectleider (voortgang, scope);
• Projectarchitect (inhoudelijk, inpassing in de Fontys ICT architectuur zoals door Fontys ICT architect bepaald);
• Verdere samenstelling afhankelijk van type project.

• Eén keer per semester wordt een retrospective (een evaluatie van het proces en de manier van werken) door het CCB gehouden over de hele IT Governance en wordt de werkwijze of het proces aangepast waar nodig;
• Eén keer per semester stemt het CCB de bevindingen en de IT-strategie af met de directeur van Fontys ICT.