Samenvatting
Uitleg over de werking en het belang van de introductie van nieuwe medewerkers binnen Fontys ICT.

De Cao-hbo stelt: “De werkgever formuleert in overleg met de personeelsfractie van de IMR, beleid voor het inwerken van nieuw in dienst tredende werknemers”.¹⁾ Het beleid moet ervoor zorgen dat nieuwe werknemers in een periode van maximaal drie jaar adequaat worden ingewerkt. Ook de inwerkende collega wordt daartoe in tijd gefaciliteerd. De beginnend docent zal worden gefaciliteerd om in ieder geval de basiskwalificatie onderwijs (BKO) te behalen.

Fontys ICT onderkent het belang van een goede introductie; een goed geïntroduceerde medewerker zal zich vanaf het begin betrokken voelen bij de organisatie en het gevoel hebben dat hij gewaardeerd wordt door de aandacht die er aan een goede start wordt besteed.

Het introduceren en inwerken van een nieuwe medewerker vindt plaats op 3 verschillende niveaus:

1. De Fontys organisatie
2. Fontys Hogeschool ICT
3. De functie waarin de nieuwe medewerker aangesteld is.

Fontys P&O verzorgt een aantal vaste onderdelen in het introductieprogramma van de Fontys organisatie:

• Introductiemail op de eerste werkdag. Zie ook de pagina nieuwe medewerker op de Fontys portal van Dienst P&O voor praktische informatie.
• Centrale introductiebijeenkomst van Fontys.
• Op de portal van de Fontys P&O staan op de pagina nieuwe medewerker allerlei zaken die belangrijk zijn voor onboarding, opgeknipt in fases. Beginnend bij de eerste werkdag. Het is een soort digitaal pad waarin de nieuwe medewerker meegenomen wordt met als uiteindelijke bestemming: volledig gefaciliteerd zijn om zijn werk goed te kunnen doen.

Fontys ICT verzorgt 2 maal per jaar een introductiedag voor nieuwe medewerkers, afhankelijk van de instroom van nieuwe medewerkers. Eenmaal in de zomer (augustus) en eenmaal in het voorjaar (februari). Tijdens deze introductiedag, waarin nieuwe medewerkers de gelegenheid krijgen om elkaar te leren kennen, staat interactieve informatie-uitwisseling centraal. Het programma is zodanig samengesteld dat een nieuwe medewerker na afloop van deze dag tenminste kennis heeft genomen van:

• de structuur en de cultuur van Fontys ICT;
• de onderwijsvisie van Fontys ICT;
• de HRM visie van Fontys ICT;
• de verschillende rollen die een Docent kan innemen;
• de manier waarop Canvas de leeromgeving binnen Fontys ICT faciliteert;
• de ondersteuning die de afdelingen van het Bedrijfsbureau bieden aan het onderwijzend personeel;
• de wijze waarop interne en externe communicatie plaatsvindt (o.a. Wiki);
• de plaats op de Fontys ICT-portal waar informatie voor nieuwe medewerkers staat.

Als vervolg op deze dag wordt er maandelijks een onboardingsmeeting ingepland die zodanig zijn samengesteld dat een nieuwe medewerker na afloop van het semester tenminste kennis heeft gemaakt met het instituut, hun rol binnen Fontys ICT en zijn ze in een groot aantal thema’s wegwijs gemaakt. Onderwerpen zijn onder andere:

• Roostering/Inzet
• Inhoud diverse Curricula
• Inclusief en talentgericht onderwijs Student +
• Lectoraten, toelichting over inhoud Lectoraat en onderzoek
• Identity Fontys ICT
• Structuur semester
• Kwaliteitszorg binnen Fontys ICT
• Open onderwijs

Voorafgaand aan de eerste werkdag van de nieuwe werknemer zorgt de people manager ervoor dat een buddy wordt aangewezen die de nieuwe werknemer begeleidt. De buddy is iemand waar de nieuwe werknemer op kan terugvallen en die voor de nieuwe werknemer fungeert als eerste aanspreekpunt. Met de buddy wordt vooraf afgesproken en vastgelegd voor welke omvang (in uren) hij tijdens het inwerktraject wordt gefaciliteerd. Op dag 1 zorgt de people manager/buddy er voor dat het opgestelde inwerkprogramma met de nieuwe werknemer wordt doorgenomen (maatwerk). De nieuwe werknemer krijgt ruimte (uren) om adequaat te kunnen inwerken. Gedurende maximaal de eerste 3 jaar krijgt de nieuwe medewerker 40 uur per jaar (of in geval van parttime 40 uur per jaar naar rato van de dienstbetrekking) ter besteding aan introductie.

Een van de belangrijkste ontwikkelingen in het onderwijs en de Onderwijsvisie, de studentnabije benadering, voeren we door in ons introductiebeleid. Dit betekent dat de nieuwe medewerker zich welkom mag voelen en zich gesteund weet door people manager, buddy of collega’s als er vragen zijn. Vraaggestuurde introductie helpt om op-maat gemaakte programma’s voor nieuwe medewerkers optimaal uit te voeren.

Met de nieuwe werknemer wordt gedurende het eerste jaar minimaal eens per 3 maanden een voortgangsgesprek gevoerd door de people manager. Aan de hand daarvan wordt periodiek afgestemd wat de werknemer nodig heeft en op welke manier de inwerkperiode verder vormgegeven zal worden (en wat de rol in inhoud en omvang van de buddy tijdens deze periode is).

Nieuwe docenten zullen in elk geval gedurende hun eerste jaar worden gefaciliteerd om de BKO te behalen. Bij voldoende instroom zal Fontys ICT streven naar het formeren van een eigen BKO-klas. De meerwaarde daarvan is dat nieuwe Fontys ICT docenten elkaar (nog) beter leren kennen en gerichte informatie en vragen kunnen uitwisselen.

Aan het einde van het eerste jaar, zo'n 8 maanden na de startdatum, wordt samen met de medewerker het eerste jaar geëvalueerd. Daarnaast wordt met de medewerker afgesproken hoe de inwerkperiode er in het tweede en derde jaar uit zal zien. De invulling hiervan is afhankelijk van de behoefte van de (nieuwe) medewerker en hetgeen de leidinggevende nodig acht. Dit kan, mede afhankelijk van de functie, per medewerker sterk variëren (van bv het volgen van logopedie tot coaching, van een cursus Excel tot het meelopen bij colleges van een collega, van een cursus acquisitie tot een ondersteuning in het ontwikkelen van lesmateriaal). De afspraken worden in Hello Talent vastgelegd.