Samenvatting
Het PIB is een instrument in termen van ‘verantwoordelijkheden laag in de organisatie’, waarbij de medewerker zoveel mogelijk de eigen regie voert. Het biedt medewerkers van Fontys ICT de kans hun eigen persoonlijke devices te kiezen, zoals een telefoon, laptop, tablet en koptelefoon.
Het doel van het Persoonlijk ICT-Budget (PIB) is medewerkers van Fontys ICT optimaal de kans te geven hun eigen ICT-omgeving te kiezen bij optimale transparantie. Bij “ICT-omgeving” moet je denken aan persoonlijke devices als een telefoon, laptop, tablet en koptelefoon.
Het PIB is een jaarlijks bedrag, voor iedere medewerker met een D2 of D3 aanstelling van minimaal 0.6 FTE. Het jaarlijkse budget is €1100,- . Dit budget kan worden gebruikt voor aanschaf van ICT-middelen. Met medewerkers met een aanstelling van minder dan 0.6 FTE wordt een afspraak op maat gemaakt. Medewerkers met een andere contractvorm kunnen gebruik maken van reeds beschikbare ICT-middelen.
Het PIB is een afgesproken jaarlijks budget ter dekking van de kosten van ICT-apparatuur voor meerdere jaren. Ieder device kent een minimale afschrijvingsperiode van 3 jaar, maar een medewerker mag ook een langere periode kiezen (max 5 jaar) waardoor de jaarlijkse afschrijving lager wordt en de keuze doelmatiger gemaakt kan worden. De keuze voor bepaalde middelen kan beperkt worden door functie-specifieke eisen.
Voorbeeld: binnen Fontys worden bepaalde diensten alleen aangeboden op de Fontys-managed laptop. Denk hierbij aan financiële en administratieve diensten. Voor deze medewerkers is alleen de Fontys-managed laptop beschikbaar, inclusief bijbehorende afschrijvingssystematiek.
Iedere medewerker is ervoor verantwoordelijk een voor de functie passende laptop en telefoon aan te schaffen, passend binnen, en op te nemen in het PIB budget. Daarnaast kan een medewerker overige ICT apparatuur aanschaffen en bekostigen, zolang dit binnen het PIB budget valt én dit bijdraagt aan de (toekomstige) werkzaamheden en/of de ontwikkeling van de medewerker, passend bij de functie binnen Fontys ICT. Bij twijfel stemt de medewerker af met de People Manager, PLOU, Uitvoeringsmanager, of OOP-teammanager.
Een medewerker maakt zelf een keuze uit de bovenstaande middelen (beperkt door formele inkoopkanalen van Fontys) en geeft daarbij zelf aan hoe lang hij deze gaat gebruiken. Bij de aanvraag moeten alle bedragen worden aangegeven, inclusief BTW. Hoe langer de gekozen gebruiksduur, hoe kleiner de jaarlijkse benutting van het PIB. De gebruikersondersteuning is afhankelijk van het soort apparaat waarvoor gekozen wordt. Bijvoorbeeld de keuze voor een MacBook of een Windows laptop in eigen beheer betekent een keuze voor géén ondersteuning door de centrale helpdesk van Fontys. II&A biedt in deze gevallen een best-effort ondersteuning. Afhankelijk van de keuze die een medewerker maakt, zijn er een aantal verplichtingen met betrekking tot de inrichting van bijvoorbeeld een laptop in eigen beheer. Er is een Kieswijzer laptop Fontys ICT PIB beschikbaar, waarin de verschillen in ondersteuning worden uitgelegd en ook de verplichtingen bij een laptop in eigen beheer.
Iedere medewerker wordt geacht de nodige maatregelen te treffen om risico’s op datalekken bij o.a. diefstal of verlies tot een minimum te beperken. Bij Fontys-laptops wordt hierin voorzien. Voor eigen laptops kan II&A ondersteunen met suggesties voor tools die hierin voorzien.
Naar aanleiding van een herziening van ons beveiligingsbeleid heeft Fontys ICT besloten om voortaan bij de aanvraag van een laptop via de PIB, geen laptops met een Windows Home editie te laten aanschaffen. Deze beslissing is genomen omdat Windows Home geen ondersteuning biedt voor Bitlocker. Bitlocker is geen onderdeel van Windows Home en is wel essentieel voor goede beveiliging van de laptop: met Bitlocker wordt de harddisk versleuteld en dat betekent dat als een PC ontvreemd wordt de harddisk niet kan worden uitgelezen.
Laptops die meer in het zakelijke segment worden gebruikt zijn uitgerust met Windows Professional of hoger en daar is Bitlocker wel aanwezig en ingeschakeld. Zie voor meer informatie over Bitlocker deze link naar de website van Microsoft. Daarin wordt uitgelegd hoe te controleren of Bitlocker actief is ingesteld en hoe een backup gemaakt kan worden van de Bitlocker herstelsleutel.
Voor collega’s die een laptop met MacOS willen aanschaffen verandert er niets. Alle versies van Mac ondersteunen standaard encryptie.
Bij ontvangst van een device, tekent de medewerker een gebruikersovereenkomst ten behoeve van de belastingdienst. Alle apparaten blijven eigendom van Fontys ICT en worden na gebruik en/of beëindiging dienstverband weer ingeleverd.
Mocht er sprake zijn van schade en defecten, dan worden deze in eerste instantie gerepareerd door II&A. Bij onherstelbare schade krijgt de medewerker een vervangend middel dat het meest overeenkomt met het oorspronkelijke item, maar meestal ‘net iets minder zal zijn’. Dit hoeft geen nieuwe te zijn. Registratie van reparaties is de verantwoordelijkheid van II&A.
Voor de gemiddelde ICT-gebruiker blijkt een PiB van afgerond € 1100,- per jaar ruim afdoende te zijn. Voor ‘zware gebruikers’, die bij Fontys ICT natuurlijk aanwezig zijn, zou sprake kunnen zijn van een verhoogd PIB van € 1350,- per jaar. Indien een medewerker denkt dat het verantwoord is om voor een hogere PIB in aanmerking te komen kan dit bij de People Manager (PM) aangegeven worden. De PM kan de redelijkheid van een verhoogd PIB beoordelen en waar nodig afstemmen met de collega PM's.
Afhankelijk van het type PIB-item is het eerder retourneren ervan helaas niet mogelijk vanwege kostentechnische en administratieve redenen. Wij vragen om uw begrip en staan klaar om eventuele vragen te beantwoorden.
Medewerkers met een aanstelling van minder dan 0,6 FTE hebben geen PIB-budget tot hun beschikking. Indien dit wel nodig is, kan dit in overleg met de PM en II&A in de vorm van maatwerk worden opgelost.
De PIB regeling legt de keuze voor de middelen, maar ook de afschrijvingstermijn bij de individuele medewerker. Als een medewerker ervoor kiest om zijn device minimaal 4 jaar te gebruiken (door minimaal 4 jaar afschrijving danwel geen vervangende device te nemen binnen 4 jaar na aanschaf), dan mag deze het device na 4 jaar blijvend in gebruik hebben. Dit noemen we de lange termijn uitleen. Het device staat dan wel geregistreerd bij de medewerker, maar telt na de gekozen afschrijvingstermijn niet meer mee in het PIB. Uitzondering op deze regel is een macbook pro of een laptop met een aanschafwaarde van 2500 euro of meer. Daarvoor geldt een termijn van 5 jaar.
Op de Fontys ICT-portal is een pagina beschikbaar met meer informatie over het PIB. Hier worden ook de FAQ's bijgehouden. Via deze pagina kun je ook je persoonlijke PIB en alle informatie rondom je persoonlijke devices terugvinden. De registratie van de middelen die een medewerker tot zijn beschikking heeft is de verantwoordelijkheid van II&A. Een overzicht van de middelen wordt beschikbaar gesteld aan de medewerker inclusief een overzicht van reparaties en een kopie van de gebruikersovereenkomst.