Inkoopproces

Samenvatting
Op deze pagina vind je een verwijzing naar de plaats op het Medewerkersplein van de Portal Fontys ICT waar inkoopaanvragen kunnen worden ingediend.

Alle inkoopaanvragen dienen te worden gedaan via het inkoopproces. Om een aanvraag te doen klik je op Inkoopaanvraag.

De stappen in de workflow zijn te volgen via de pagina Inkoopsysteem.

Inkoopaanvragen tot € 1.000 euro worden na goedkeuring direct doorgezet naar de betreffende bestelbevoegde.

De onderstaande uitgangspunten hebben betrekking op inkoopaanvragen tot een bedrag van € 10.000.

Uitgangspunten

• Iedere activiteit is gekoppeld aan een project. Dat betekent dat ook iedere inkoopaanvraag aan een project kan worden gekoppeld.
• Alleen projectleiders kunnen een inkoopaanvraag doen, (Uitgezonderde categorieën: PIB en professionalisering).
• Aan ieder project is een verantwoordelijke vanuit het (Extended) Leadershipteam gekoppeld die de aanvraag inhoudelijk kan beoordelen. Bij IT-aanvragen wordt de inhoudelijke beoordeling van de kwaliteit (na goedkeuring door een (Extended) Leadershipteam verantwoordelijke) ook gedaan door II&A.
• De projectleider vult in voor welk project deze aanvraag is. Projectleiders kunnen namelijk meerdere projecten onder zijn/haar hoede hebben en hetzelfde geldt voor de verantwoordelijke vanuit het (Extended) Leadershipteam.
• Projectleiders weten zelf wie de verantwoordelijke vanuit het (Extended) Leadershipteam is en selecteren deze zelf bij het indienen van de aanvraag. Bij professionaliseringsaanvragen kiest de medewerker zelf zijn/haar People Manager.
• Categorieën hebben vaste bestellers
• Bij een aanvraag van meer dan € 1.000 dient ook Planning & Finance (P&F) nog haar goedkeuring te geven.
• Bij een aanvraag met de categorie IT-materiaal is het mogelijk om de ‘inventarisatielijst’ vanuit II&A te raadplegen om te kijken of we al iets soortgelijks in huis hebben.

Voorbeelden aankoop materialen

Bestelling onderwijsproject
Aanvraag voor materiaal S2 DB Software dient te worden gedaan door de betreffende PLOU. Die vult de naam van zijn project in en kiest de Uitvoeringsmanager Demand Based om de aanvraag te keuren.

Bestelling onderzoeksproject
De projectleider van een subsidieproject dat valt onder het lectoraat High Tech Embedded Software wil een Event organiseren voor zijn project. De categorie die hiervoor gekozen dient te worden is: Events. Aan deze categorie zit de juiste besteller gekoppeld (M&C). ‘Keuren door’ is de betreffende lector. Na goedkeuring door de lector keurt P&F hem nogmaals goed en krijgt de besteller een melding dat het georganiseerd mag worden. In dit geval gaat de organisatie/bestelling in de meeste gevallen in samenspraak met de projectleider.

Bestelling Open-Up thema
De projectleider van Open-Up thema Research & Development wil graag een lunch regelen voor een meeting. De categorie die hiervoor gekozen dient te worden is: Catering. ‘Keuren door’ de verantwoordelijke vanuit het (Extended) Leadershipteam van dit Open-Up thema. De besteller van de categorie catering krijgt na deze goedkeuring bericht dat de lunch geregeld kan worden.

Voor aankopen van boven de € 10.000 dient, voor het indienen van een inkoopaanvraag, contact op te worden genomen met Planning & Finance (P&F).

Professionalisering
De medewerker bespreekt vooraf met zijn/haar People Manager of de betreffende professionaliseringsaanvraag akkoord is. De medewerker doet daarna zelf de inkoopaanvraag en laat ‘Keuren door’ zijn/haar People Manager. Bij aanvragen boven de 1000 euro dient nog de goedkeuring van P&F te volgen.

PIB
De medewerker vult een specifieke PIB-aanvraag in via het gebruikelijke formulier. II&A checkt of deze aanvraag bij de betreffende medewerker past in zijn of haar PIB. II&A heeft hierin een signaalfunctie. Mocht de aanvraag niet in het PIB van de medewerker passen dan ligt de verantwoordelijkheid bij de medewerker om hiervoor toestemming bij zijn of haar People Manager te vragen. II&A voert daarna de inkoopaanvraag in. Bij Aanvragen van boven de 1000 euro worden nog goedgekeurd door P&F.

AI licenties
Voor de aanvraag van specifieke AI-licenties, waarbij je moet denken aan een abonnement ChatGPT Plus of Pro, of een vergelijkbaar abonnement bij Anthropic voor het gebruik van Claude, zal de clustermanager in eerste instantie de aanvrager doorverwijzen naar ons eigen AI-platform: https://chat.fontysict.nl/ met de vraag of dit voldoet aan de behoefte. Als dat niet zo is zal de clustermanager de aanvrager doorverwijzen naar de projectleider van het AI-platform. Deze zal in gesprek gaan met de collega die de aanvraag heeft gedaan om te kijken waar de behoefte precies zit en hoe het platform daarin kan voorzien. Zo kan er toegang tot geavanceerdere modellen gegeven worden via het platform (bijvoorbeeld GPT5 of Sonnet 4.5). Er kunnen ook specifieke modellen toegevoegd worden aan het platform toegevoegd, of persoonlijke API-keys via het platform aangemaakt worden. Als er uit het gesprek blijkt dat de behoefte onvoldoende door het platform afgevangen kan worden, zal de projectleider van het AI-platform adviseren om de oorspronkelijke aanvraag goed te keuren, wellicht met een toegevoegd advies, denk aan een bepaalde duur van de licentie, bijvoorbeeld voor de duur van het semester of het onderzoek waar het voor wordt gebruikt.

Momenteel is AI snel in beweging, en zijn de AI-taskforce, de projectleider van het AI-platform en vele andere betrokkenen, druk om alle behoefte in kaart te brengen en het platform zo goed mogelijk te laten aansluiten om het merendeel te kunnen afdekken. Lees meer over het platform via de Canvas-omgeving. Om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen, die mogelijk ook interessant zijn voor de aanvrager, verwijzen we graag door naar de Teams-omgeving