Inzet en roosterproces

Samenvatting
Deze pagina geeft een overzicht van de chronologische stappen in een proces dat resulteert in inzet en planning van docenten. Voor de projectleiders en PLOU’s is een gericht spoorboek beschikbaar die hen door het proces begeleid.

Fontys ICT gebruikt, zoals veel Fontys organisatie-onderdelen, de roosterapplicatie Xedule voor het roosterpoces. Hiervoor worden de volgende kaders gehanteerd:

• Geen gebruik meer van Excel sheet als dagdelenroosters;
• In plaats van vaste dagdelen doorgeven aan roosteraars worden nu roosteraanwijzingen doorgegeven;
• Alle informatie die nodig is voor het dagdelenrooster (inzet en roosteraanwijzingen) moeten eind lesweek 15 beschikbaar zijn;
• Na het verstrijken van de deadline voor het aanleveren van informatie aan roosteraars kunnen wijzigingen pas doorgegeven worden nadat het conceptrooster is gepubliceerd (lesweek 20);
• Het is zeer van belang dat iedereen zich aan de deadline houdt!

Onderstaande proces beschrijft de stappen met data om tot een dagdelenplanning voor eerste semester van het schooljaar te komen. Voor het tweede (voorjaars)semester zit er minder tijd tussen het conceptrooster en het definitieve rooster. Belangrijke mijlpalen voor prognose, inzet, dagdelen en rooster worden gepubliceerd op de Fontys ICT Portal.

• Informatiemanager zet het komende semester klaar in de inzetmatcher (week 8);
• Projectleiders en PLOU’s zetten projecten klaar in de inzetmatcher (inclusief leervorm en locatie) (week 8);
• PLOU's, CE-ers en projectleiders vullen de inzetmatcher met taken of vullen bestaande taken aan (week 9).

Elke docent moet beschikbaar zijn voor onderwijsuitvoering voor Stage of Afstuderen en voor twee dagen totaal (280u) in het Startsemester en/of voor OvP.

Dit betekent dat, als blijkt dat er op basis van de inzetvoorkeuren onvoldoende docenten beschikbaar zijn voor de uitvoering van deze semesters, elke docent hiervoor ingezet kan worden. De inzet voor deze semesters wordt begin week 14 in het inzetsysteem vastgelegd zodat de beschikbaarheid voor de overige activiteiten daarna duidelijk is (in week 15).

• Planning & Finance (P&F) maakt studentenprognoses met daarin de opsplitsing per semester (profiel/ specialisatie/ minor) in aantallen herstarters en doorstroom vorig semester en hoe de cijfers tot stand zijn gekomen Uiterlijk dinsdag lesweek 12 (let op dit is een verwachting en dus niet definitief!);
• PLOU’s geven feedback op de studenteprognoses Dit kan uiterlijk tot eind week 12;
• P&F vult het inzetsysteem met de budgetten op basis van de aangepaste prognose (week 13);
• P&F vult inzet met uren voor strategische projecten, coördinatie, extra scholing (week 13);
• Docenten geven op basis van de, bij de roosteraars bekende, beschikbaarheidsinformatie eventuele wijzigingen door. (uiterlijk week 13);
• Docenten geven in de inzetmatcher aan welke taken ze graag willen uitvoeren en geven hierbij ook een prioriteit aan. (week 13)
• Inzet voor Stage, Afstuderen, Startsemester en OvP (inclusief welke avonden) (week 13);
• Voorzitters geven overlegmomenten door aan roosteraars (week 13);
• Uitvoeringsmanagers maken een voorstel OIL vlekkenplan van de semesters per locatie in afstemming met PLOU’s en P&F (week 13).

• HR geeft aan de roosteraars door welke docenten BKO zullen doen;
• PLOU's en PL's hebben contact met de docenten die in de inzetmatcher hebben aangegeven graag ingezet te willen worden in de OE of het project;
• De inzet wordt ingevoerd door PLOU's, CE-ers en projectleiders;
• De PLOU's, CE-ers en PL's, geven roosteraanwijzingen door aan roosteraars.

Let op: alleen inzet van minimaal 70 uur leidt tot een dagdeel in de planning. Alle overige inzet wordt door de medewerkers zelf gepland via Microsoft Outlook.

De roosteraars hebben nu alle informatie om het dagdelenrooster te maken. Het concept dagdelenrooster wordt gepubliceerd op Fontys MYX.

• PLOU’s en projectleiders krijgen fouten en wijzigingen door vanuit de docenten over het concept dagdelenrooster;
• PLOU’s en projectleiders geven fouten en wijzigingen door aan de roosteraars om te verwerken;
• PLOU’s en Projectleiders reviewen het aangepaste rooster of deze overeenkomen met de aangevraagde wijzigingen en fouten.

Pas als er over het concept dagdelenrooster overeenstemming is, mogen PLOU's binnen de afgesproken dagdelen verfijning aanbrengen. Deze verfijning wordt niet in Xedule door de roosteraars verwerkt, maar door de OIL teams zelf in aanvullende tooling.

1. In samenwerking met de Student Desk (stage en afstuderen) worden de in de lesweken 10-12 aangeleverde afstudeergegevens ingepland voor de lesweken 19+20. Voor de tussentijdse zittingen gelden hiervoor de lesweken 1+2, resp. 9+10.
2. Assessorenvergaderingen in lesweken 19+20: alle docenten die betrokken zijn bij een onderwijseenheid worden ingeroosterd voor de assessorenvergadering. Voor de vergadering van het startsemester leveren de coördinatoren zelf informatie aan.

Voor de onderwijsuitvoering in Tilburg wordt een dagdelenrooster over de OE-en en OIL's heen aangeleverd.