Financiële budgetten voor onderwijsuitvoering, teams en locaties

Samenvatting
Dit beleid legt vast welke financiële budgetten beschikbaar zijn voor onderwijsuitvoering, voor team/clusteruitjes en voor (strategische) activiteiten per locatie. De pagina beschrijft ook hoe het aanvragen van deze budgetten verloopt.

Dit beleid is gebaseerd op het LT-besluit 2.024.014 d.d. 28-3-2024

Er is ruimte voor een activiteit en een etentje per cluster, waarbij het cluster ook in subgroepen/ teams gesplitst kan zijn. Het budget hiervoor is €75 per persoon per jaar. Voordat de activiteit plaatsvindt, wordt een inkoopverzoek ingediend door de organiserende collega. Er is goedkeuring door de PM nodig.

Als er iets te vieren is een lunch, borrel of gebakje. Ook hiervoor wordt een inkoopverzoek ingediend. De functioneel leidinggevende keurt goed, afhankelijk van de positie van het team. Bijvoorbeeld: een projectteam wil de afronding van een project vieren.

Per semester zijn de onderstaande budgetten beschikbaar.

• Iedere PLOU krijgt € 30 per student.
• Voor de propedeuse-uitreiking bij de bachelor, krijgt de PLOU Semester 2 daarnaast € 50 per student. De PLOU’s van semester 2 zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitreiking. Er is geen maximum gesteld aan het aantal genodigden. Het budget is de richtlijn.
• Voor de getuigschriftuitreiking (bij bachelor semester 8; bij associate degree semester 4 en bij master semester 2) krijgt de PLOU € 100 per student. Er is geen maximum gesteld aan het aantal genodigden. Het budget is de richtlijn.

In alle gevallen worden de inkoopverzoeken vooraf ingediend en door de UM beoordeeld.
Het geven van cadeautjes aan studenten is een no-go vanuit de financiële en accountsrichtlijnen. Kleine prijsjes bij events zijn wel mogelijk. Scriptieprijzen worden door partners betaald. Bij getuigschriftenuitreiking geven we de studenten een tastbare herinnering met een link naar de alumni website.

Per locatie en per semester is er een budget van € 40K beschikbaar voor strategische onderwijsactiviteiten. Mindlabs en P8 worden hierbij samen als één locatie gezien. Deze activiteiten dienen te voldoen aan de geformuleerde doelstelling: bijdrage aan de ontwikkeling van onze studenten en los staan van de normale onderwijsactiviteiten. Dit kunnen ook internationale activiteiten zijn. Samenwerkingen over locaties heen worden hierbij gestimuleerd. Dit budget is nadrukkelijk niet bedoeld voor presentjes voor studenten of extra uitjes, lunches, borrels etc.

De FontysICT-collega's van Planning & Finance (P&F) houden de financiële uitputting van de budgetten maandelijks bij, zodat hier op grote lijnen zicht op blijft.

Over communicatie en evaluatie is het volgende afgesproken:

• De uitvoeringsmanagers communiceren het beleid naar de PLOU's i.v.m. het budget per locatie en per onderwijseenheid. Speciale aandacht is daarbij voor de budgetten voor propedeuse-uitreiking en getuigschriftenuitreikingen.
• P&F zorgt voor overzichten per semester met budgetten voor clusters, locaties en onderwijseenheden
• P&F neemt alleen kosten boven € 500 afzonderlijk op in het realisatieoverzicht.
• PM: bespreekt het beleid in het cluster en/of met betreffende teammanagers voor Support.
• In februari 2025 (na afronding najaarssemester 2024) vindt een evaluatie dit beleid plaats.