Inhuur studenten

Samenvatting
Beschrijving van het beleid bij het inhuren van studenten ten behoeve van Fontys ICT. Achtereenvolgens worden besproken de aanleiding, algemene kaders, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Vervolgens wordt toegelicht welke soorten werkzaamheden en overeenkomsten daar bij horen en volgt uitleg over de procedure voor de inhuur van studenten. De pagina wordt afgesloten met een korte toelichting op de bewaking van het proces, de evaluatie en rapportage.

Het aantal studenten dat betaalde werkzaamheden verricht binnen Fontys ICT groeit. Studenten zijn, steeds meer structureel ook, werkzaam op de volgende plaatsten:

• ISSD (balie en uitleen);
• PR-taken (marketing en open dagen);
• Binnen onderzoeksprojecten van lectoraten (student-assistent);
• Binnen het onderwijs (student-assistent);
• Als stagiaire (vanuit Fontys ICT of een andere mbo- of hbo-opleiding).

Voor verschillende werkzaamheden gelden verschillende kaders en vergoedingen. Dit beleid geeft helderheid over de kaders die we hanteren bij inhuren van studenten:

1. Algemene kaders;
2. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
3. Soorten werkzaamheden en overeenkomsten die daarbij horen;
4. Procedure voor de inhuur;
5. Bewaking van het proces, de evaluatie en rapportage.

We bieden studenten, waar mogelijk én functioneel, de gelegenheid om betaalde werkzaamheden uit te voeren ten behoeve van Fontys ICT. Voor studenten is het aantrekkelijk betaald werk te doen dat aansluit bij het beroepenveld van hun studie. Uiteraard moet bewaakt worden dat het betaalde werk onderscheiden blijft van de studie. Betaalde werkzaamheden bij (bijvoorbeeld) onderzoek, staan altijd los van het reguliere leerproces dat een student volgt. Studenten worden immers ingehuurd op vaardigheden die zij al bezitten en niet op datgene wat zij nog aan het leren zijn. Inzetten van studenten kan daarom ook niet binnen de onderwijseenheid waarin de student op dat moment zelf studeert.
LET op: het inhuren van internationale studenten van buiten de EU (met uitzondering van Zwitserland) is niet mogelijk, tenzij deze student beschikt over een geldige werkvergunning. Dit staat ook toegelicht op het declaratieformulier op het studentenplein. Voor deze groep studenten geldt dan dat wij hen alléén zullen inhuren via Start People (zie kaders hiervoor in paragraaf 3.1). Bij twijfel over de werkvergunning moet er ruim voordat de student ingezet wordt bij HR-Fontys ICT een check gevraagd worden.

We willen zicht houden op het totale budget, het aantal studenten, de aard van de werkzaamheden en de aard en omvang van het aantal stagiaires. Daarom kan niet iedere collega zelfstandig beslissen om studenten in te huren.
Wie beslist over inhuur?¹⁾:

• Werkzaamheden binnen support: Teammanager in overleg met de Manager Support. Bij structurele inzet van student-assistenten (zoals bij ISSD), kan deze verantwoordelijkheid gedelegeerd zijn aan een specifieke collega in een supportteam;
• Werkzaamheden in het onderwijs als onderwijsassistent: PLOU in overleg met de betreffende Uitvoeringsmanager (UM);
• Werkzaamheden binnen een onderzoeksproject (van een lectoraat): de Lectoraatsmanager²⁾ in overleg met de betreffende Lector.

We kennen 3 vormen waarin we studenten kunnen inhuren voor werkzaamheden, elk met eigen kaders en tarieven.

Deze worden ingehuurd via het uitzendbureau Start People. Dit is aanbesteed voor heel Fontys en is verplicht.
Het werk van een student-assistent via Start People kenmerkt zich door:

• a. Een structureel vooraf geplande inzet in een werkrooster;
• b. Een taakinhoud die anders is dan die van een reguliere functie.

Student-assistenten sluiten (met onze bemiddeling) een contract af bij Start People en krijgen door Start People betaald. De Fontys ICT–HR-collega’s begeleiden dit proces en zorgen voor heldere informatie naar de studenten toe. Voor niet EU studenten (zonder werkvergunning) moet Start People een Tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen, dit kan alleen als de student geen lopende TWV heeft bij een andere werkgever. Deze inzet kan voor maximaal 16 uur per week voor de maximale duur van 1 jaar.
Ten aanzien van reiskostenvergoeding geldt dat de student via Start People geen standaard reiskostenvergoeding krijgen, aangezien ze gebruik kunnen maken van hun ov-studentkaart. Mochten zij tijdens bijvoorbeeld open dagen op een afwijkende dag of locatie werken, dan kunnen ze de reiskosten bij Start People declareren.
Studenten dienen hun maandelijkse urendeclaratie in bij Start People en deze wordt geaccordeerd door de Fontys ICT HR-medewerker (momenteel Angelique Dhondt) of (alleen voor ISSD) door de coördinator van de baliebezetting van de ISSD (momenteel Mark van Diessen).

De vergoeding voor student-assistenten via Start People is €16,07 bruto per uur, onafhankelijk van welke werkzaamheden verricht worden. Dit is een vast tarief in lijn met schaal 1 van de cao. Voor Fontys ICT kost inhuur van een student via Start People méér, omdat boven op de salariskosten nog andere kosten komen. Het tarief is echter nog altijd lager dan wanneer de student-assistent als collega in dienst zou worden genomen.
Deze vorm van inhuur is met name nodig bij langduriger inzet zoals bij:

• ISSD en II&A;
• Onderzoeksprojecten. Hierbij is extra aandacht nodig voor de voorwaarden die door de externe subsidieverstrekkers gesteld worden. In de sommige gevallen is een “stage-contract” (zie hiervoor paragraaf 3.3) de enige optie om tóch studenten in te zetten bij onderzoek;
• In het onderwijs als student-assistent.

Studenten die we inzetten voor incidentele werkzaamheden betalen we via een zogenaamd IB-47 formulier, op basis van declaratie van gewerkte uren. Hierbij worden afspraken gemaakt over reiskostenvergoeding, voor zover die niet met de ov-studentenkaart voldaan kunnen worden. LET op: Het inhuren van internationale studenten van buiten de EU (met uitzondering van Zwitserland), via IB-47 kan niet. Tenzij deze student beschikt over een geldige werkvergunning. Dit staat ook toegelicht op het declaratieformulier op het studentenplein.

De incidentele werkzaamheden van een student-assistent kenmerken zich door:

• a. Een beperkt aantal te declareren uren, gedurende een korte periode;
• b. Incidentele werkzaamheden met een wisselende omvang;
• c. Er is géén structurele inzet in een werkrooster.

Om te voorkomen dat we studenten via IB-47 laten werken, waarvoor een contract met Start People beter past, leggen we nadruk op dit onderscheid.

Deze vorm van inhuur is met name passend bij:

• PR-studenten;
• In incidentele gevallen bij student-assistenten in het onderwijs en bij onderzoek.

Indien een student de docent tijdens lesdagen ondersteunt bij voorlichtingsactiviteiten, dan behoort dit in beginsel bij de leerervaring en wordt er geen vergoeding gegeven. Indien de docent van mening is dat er toch een vergoeding gewenst is, dan dient hiervoor van tevoren akkoord van de UM gevraagd te worden.

Degene die besluit over de inhuur van de studenten (zie hierboven paragraaf 2 “bevoegdheden en verantwoordelijkheden”) zorgt voor het maken van heldere afspraken over de werkwijze van declareren. Studenten vullen zelf na uitvoering van de werkzaamheden een declaratieformulier in en leveren dat in bij de hiervoor verantwoordelijke Planning & Finance van Fontys ICT (momenteel Arthikan Kanapathippillai) voor financiële afhandeling.

Deze inhuur waarderen we altijd met een vergoeding die aansluit bij het minimumloon: €13,00 per uur. Dit is in lijn met het Fontysbeleid.

Dit is een snelgroeiende groep. Op allerlei plaatsen binnen Fontys ICT worden stagiaires ingezet. Deze komen vanuit Fontys ICT zélf, maar ook van andere opleidingen.

De manier waarop we stage faciliteren en het proces van aanvragen van stage-overeenkomsten, is beschreven op de BeleidsWiki-pagina Stage bij Fontys ICT.

Om de aanvraag en afhandeling van inhuur studenten eenvoudig en eenduidig te maken is het voorstel om:

1. Dit beleid te formaliseren in de LT-besluit;
2. In de BeleidsWiki dit beleid in samenhang met de pagina over stage bij Fontys ICT te publiceren;
3. Vanuit de BeleidsWiki verwijzen naar inkoopproces voor een concrete aanvraag;
4. In de portalomgeving van het inkoopproces aparte buttons te maken voor verschillende soorten inhuur, inclusief de daarbij de passende formulieren en verwijzingen.
5. De collega’s van HR zorgen voor het direct informeren.

Vanuit centrale staf wordt 2 keer per jaar inzicht geven in de resultaten:

• Hoeveel studenten zijn ingehuurd;
• Voor welke werkzaamheden?;
• Tegen welke kosten?

Ook wordt hier een evaluatie aan toegevoegd:

• Welke knelpunten zijn ervaren;
• Welke trend is zichtbaar;
• Welke risico’s of kansen zijn er voor de toekomst?