Introductie nieuwe medewerkers

Samenvatting
Uitleg over de werking en het belang van de introductie van nieuwe medewerkers binnen Fontys ICT.

De Cao-hbo stelt: “De werkgever formuleert in overleg met de personeelsfractie van de IMR, beleid voor het inwerken van nieuw in dienst tredende werknemers”.¹⁾ Het beleid moet ervoor zorgen dat nieuwe werknemers in een periode van maximaal drie jaar adequaat worden ingewerkt. Ook de inwerkende collega wordt daartoe in tijd gefaciliteerd. De beginnend docent zal worden gefaciliteerd om in ieder geval de basiskwalificatie onderwijs (BKO) te behalen.

Fontys ICT onderkent het belang van een goede introductie; een goed geïntroduceerde medewerker zal zich vanaf het begin betrokken voelen bij de organisatie en het gevoel hebben dat hij gewaardeerd wordt door de aandacht die er aan een goede start wordt besteed.

Het introduceren en inwerken van een nieuwe medewerker vindt plaats op 3 verschillende niveaus:

1. De Fontys organisatie
2. Fontys Hogeschool ICT
3. De functie waarin de nieuwe medewerker aangesteld is.

Fontys P&O verzorgt een aantal vaste onderdelen in het introductieprogramma van de Fontys organisatie:

• Introductiemail op de eerste werkdag. Zie ook de pagina nieuwe medewerker op de Fontys portal van Dienst P&O voor praktische informatie.
• Centrale introductiebijeenkomst van Fontys.
• Op de portal van de Fontys P&O staan op de pagina nieuwe medewerker allerlei zaken die belangrijk zijn voor introductie²⁾ opgeknipt in fases. Beginnend bij de eerste werkdag. Het is een soort digitaal pad waarin de nieuwe medewerker meegenomen wordt met als uiteindelijke bestemming: volledig gefaciliteerd zijn om zijn werk goed te kunnen doen.

Fontys ICT verzorgt 2 maal per jaar een introductiedag voor nieuwe medewerkers, afhankelijk van de instroom van nieuwe medewerkers. Eenmaal in de zomer (augustus) en eenmaal in het voorjaar (februari). Tijdens deze introductiedag, waarin nieuwe medewerkers de gelegenheid krijgen om elkaar te leren kennen, staat interactieve informatie-uitwisseling centraal. Het programma is zodanig samengesteld dat een nieuwe medewerker na afloop van deze dag tenminste kennis heeft genomen van:

• de structuur en de cultuur van Fontys ICT;
• de onderwijsvisie van Fontys ICT;
• de HRM visie van Fontys ICT;
• de verschillende rollen die een Docent kan innemen;
• de manier waarop Canvas de leeromgeving binnen Fontys ICT faciliteert;
• de ondersteuning die de Support afdelingen bieden aan het onderwijzend personeel;
• de wijze waarop interne en externe communicatie plaatsvindt (o.a. Wiki);
• de plaats op de Fontys ICT-portal waar informatie voor nieuwe medewerkers staat.

Als vervolg op deze dag wordt er maandelijks een onboardingsmeeting ingepland die zodanig zijn samengesteld dat een nieuwe medewerker na afloop van het semester tenminste kennis heeft gemaakt met het instituut, hun rol binnen Fontys ICT en zijn ze in een groot aantal thema’s wegwijs gemaakt. Onderwerpen zijn onder andere:

• Roostering/Inzet;
• Inhoud diverse Curricula;
• Inclusief en talentgericht onderwijs Student +;
• Lectoraten, toelichting over inhoud Lectoraat en onderzoek;
• Identity Fontys ICT;
• Structuur semester;
• Kwaliteitszorg binnen Fontys ICT;
• Open onderwijs.

Een van de belangrijkste uitgangspunten in onze onderwijsvisie is de studentnabije benadering, dit voeren we ook door in ons introductiebeleid. Dit betekent dat de nieuwe medewerker zich welkom mag voelen en zich gesteund weet door People Manager, Buddy, HR-Fontys ICT en overige collega’s als er vragen zijn. Vraag gestuurde introductie helpt om op-maat gemaakte programma’s voor nieuwe medewerkers optimaal uit te voeren.

Rol van de People Manager:

• Toewijzen van Buddy voorafgaand aan de eerste werkdag van de nieuwe medewerker voor de duur van het eerste semester. De Buddy wordt op de hoogte gebracht van wat er van hem verwacht wordt tijdens het inwerktraject;
• Indien er een BKO-traject wordt opgestart: onderwijskundige ondersteuning regelen;
• Op dag 1 ontvangt de People Manager de nieuwe medewerker, stelt de Buddy aan en bespreekt ( eventueel samen met de Buddy) het opgestelde inwerkprogramma (maatwerk) met de nieuwe werknemer. De nieuwe werknemer krijgt ruimte (uren) om adequaat te kunnen inwerken. Gedurende maximaal de eerste 3 jaar krijgt de nieuwe medewerker 40 uur per jaar (of in geval van parttime 40 uur per jaar naar rato van de dienstbetrekking) ter besteding aan introductie;
• De People Manager dient als een betrouwbaar aanspreekpunt waar de nieuwe medewerker terecht kan met vragen, zorgen of eventuele moeilijkheden;
• De People Manager voert gedurende het eerste jaar om de 3 maanden een voortgangsgesprek met de nieuwe medewerker waarbij het laatste gesprek (uiterlijk 1 maand voor einde van het tijdelijke dienstverband) een beoordelingsgesprek is. In de voortgangsgesprekken wordt afgestemd wat de werknemer nodig heeft en wordt met de medewerker afgesproken hoe de inwerkperiode er in het tweede en derde jaar uit zal zien. De invulling hiervan is afhankelijk van de behoefte van de (nieuwe) medewerker en hetgeen de leidinggevende nodig acht. Dit kan, mede afhankelijk van de functie, per medewerker sterk variëren (van bv het volgen van logopedie tot coaching, van een cursus Excel tot het meelopen bij colleges van een collega, van een cursus acquisitie tot een ondersteuning in het ontwikkelen van lesmateriaal). De afspraken van zowel de voortgangsgesprekken als het beoordelingsgesprek worden in Talent Notes formulieren vastgelegd.

Rol van de Buddy:

• Een Buddy helpt de nieuwe medewerker zich te oriënteren binnen de organisatie. Ze kunnen de nieuwe medewerker op weg helpen in hun werkzaamheden, introduceren bij de verschillende onderwijseenheden en teams en laten zien waar belangrijke middelen en faciliteiten te vinden zijn;
• De Buddy is degene die het functioneel inwerken van de nieuwe medewerker op zich neemt (binnen OP heeft de PLOU hier ook een belangrijke rol in). Daarom is het van belang dat de Buddy bij dezelfde uitvoering betrokken is;
• De Buddy helpt de nieuwe medewerker bij het opbouwen van professionele netwerken binnen de organisatie. Introduceert hem/haar bij collega's, beveelt belangrijke contacten aan en helpt bij het opbouwen van relaties met andere teamleden. Dit zal de integratie van de nieuwe medewerker bevorderen en de samenwerking vergemakkelijken;
• De Buddy heeft gedurende het eerste semester minimaal 2-wekelijks (kort) contact met de nieuwe medewerker om bovenstaande zaken te monitoren. Gedurende de onboardingperiode ( eerste halfjaar) kan een Buddy regelmatig feedback geven aan de nieuwe medewerker en eventuele vragen beantwoorden.

BKO & Rol van onderwijskundige:

• Nieuwe docenten zullen gedurende hun eerste jaar worden gefaciliteerd om de BKO te behalen, hierbij worden zij ondersteund door een onderwijskundige vanuit Fontys ICT. Bij voldoende instroom zal Fontys ICT streven naar het formeren van een eigen BKO-klas. De meerwaarde daarvan is dat nieuwe Fontys ICT docenten elkaar (nog) beter leren kennen en gerichte informatie en vragen kunnen uitwisselen.