Samenvatting
Uitleg over de werking van de ontwikkelcyclus. Er zijn wat verschillen met betrekking tot de afspraken en procedures voor reguliere medewerkers en voor nieuwe medewerkers van Fontys ICT.

In hoofdstuk N van de CAO-hbo is vastgelegd dat de werkgever een beoordelingssysteem moet uitwerken ¹⁾. Fontys heeft hierover dwingende afspraken gemaakt met de vakbonden en CMR. Binnen Fontys is in dit kader de ontwikkelcyclus geïmplementeerd.

Een wendbaar en talentgericht Fontys vraagt om medewerkers die een leven lang leren zodat ze zich kunnen aanpassen aan de veranderingen binnen en buiten Fontys. Het ontwikkelgesprek is toekomstgericht. Dit betekent dat de focus niet ligt op terugkijken naar wat een medewerker het afgelopen jaar heeft gedaan en hoe hij zich kan verbeteren, maar juist kijken naar professionele ontwikkeling, ontwikkeling van talenten, loopbaan en persoonlijk leiderschap. Verder zijn de volgende uitgangspunten van belang:

• Focus ligt op professionele ontwikkeling;
• Er is sprake van gelijkwaardige gesprekspartners (zowel medewerker als PM dragen onderwerpen aan);
• Positieve insteek, growth mindset: open staan en denken in mogelijkheden en kansen in plaats van belemmeringen;
• Doelen liggen in lijn met de ambities van Fontys en Fontys ICT - wat draagt de medewerker hieraan bij?;
• Er is aandacht voor professionaliseringsafspraken, duurzame inzetbaarheid en thuiswerken (vaste onderwerpen conform reglement Ontwikkelcyclus, CAO-HBO);
• Feedback - feedforward;
• Continue dialoog gedurende het jaar.

Fontys ICT streeft ernaar om elke nieuwe medewerker begeleiding op maat te geven. Aan het einde van het tijdelijke contract moet een gefundeerd besluit genomen kunnen worden over een vaste aanstelling. Dit is een verstrekkend besluit met grote juridische consequenties. Ervaringen met en beelden over het functioneren in het eerste jaar werpen vaak hun schaduw vooruit. Door intensief met de medewerker over het functioneren te spreken kan indien nodig tijdig bijgestuurd worden.

Indien besloten wordt niet tot een vaste aanstelling over te gaan mag dit voor de medewerker nooit een verrassing zijn. Per slot van rekening geven veel medewerkers een vaste aanstelling op voor een carrière in het onderwijs. Hier moeten wij zorgvuldig mee omgaan. In een enkel geval zal Fontys ICT, de medewerker of beiden besluiten dat het niet verstandig is om tot een vaste aanstelling over te gaan. De medewerker heeft er dan recht op om op basis van de in het eerste jaar ontvangen feedback geholpen te worden bij het richting geven aan zijn carrière na Fontys ICT. Daarom kiest Fontys ICT voor meerdere voortgangsgesprekken en één beoordelingsgesprek (na respectievelijk 5, 8 en 12 maanden). Deze cyclus wordt bij een tweejarig contract in het 2e jaar verder gecontinueerd.

De People Manager (PM) is verantwoordelijk voor het plannen en de inhoud van de voortgangsgesprekken. De voortgangsgesprekken met de nieuwe medewerker vinden uiterlijk 5 maanden en 8 maanden na aanvang van het dienstverband plaats. De gesprekken zijn bedoeld om een tussenbalans op te maken. De People Manager geeft feedback op het functioneren van de nieuwe medewerker en de medewerker deelt zijn (eerste) ervaringen.

Indien nodig worden aanvullende afspraken gemaakt. Als uitgangspunt wordt het functieprofiel en de voor de functie vereiste competenties gebruikt. Het is van belang dat het gesprek in een open sfeer plaats vindt en met name op ontwikkeling gericht is; natuurlijk wordt teruggekeken maar de focus is toekomstgericht. De voortgangsgesprekken worden door de People Manager gevoerd.

Om de gesprekken gestructureerd te laten verlopen is een formulier ontwikkeld. Het formulier biedt de People Manager en medewerker de mogelijkheid om zich voor te bereiden op de gesprekken. De People Manager stuurt het formulier van te voren naar de medewerker toe, zodat deze zich erop kan voorbereiden. Overigens, een voorbereiding die de People Manager van de medewerker mag verwachten omdat het gesprek tweerichtingsverkeer is.

Na het eerste gesprek wordt bij voorkeur meteen een afspraak gemaakt voor het tweede gesprek. Het standaardformulier is zo ingericht dat het ruimte biedt voor een gespreksverslag van alle gesprekken. De People Manager stelt een gespreksverslag op en stuurt een afschrift ervan aan de medewerker. Een afschrift aan de directie is in dit stadium nog niet nodig. Indien de People Manager van mening is dat het functioneren van de medewerker aanleiding geeft tot zorgen, wordt dit door de People Manager besproken met de directie en HR.

Minimaal 3 maanden voor afloop van het tijdelijke contract vindt een formeel beoordelingsgesprek plaats. Het doel van het beoordelingsgesprek is het geven van een gefundeerd oordeel over het functioneren van de nieuwe medewerker zodat een besluit kan worden genomen over het al dan niet continueren van het dienstverband. Het gesprek vindt plaats tussen de People Manager en de medewerker. Het oordeel van de People Manager is de basis van het advies aan de directie. De medewerker tekent voor gezien maar houdt de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen tegen het oordeel van de People Manager. In dat geval vindt een vervolggesprek plaats met de directie. Na de beoordeling worden beide gespreksverslagen opgenomen in het personeelsdossier van de medewerker in HR2Day.

Medewerker en People Manager zijn samen aan zet, als gelijkwaardige gesprekspartners en zijn samen verantwoordelijk voor het realiseren van waardevolle gesprekken.

Rollen:

• Medewerker: is verantwoordelijk voor zijn eigen ontwikkeling en neemt het initiatief voor een gesprek.
• People Manager: is faciliterend, prikkelt en stelt vragen. Maar, bewaakt ook het overzicht en polst regelmatig hoe het ervoor staat.

De frequentie van de gesprekken worden in onderling overleg tussen medewerker en PM bepaald. Het initiatief hiervoor ligt bij de medewerker, de PM bewaakt dit proces. De medewerker is immers eigenaar van zijn eigen ontwikkeling. Per jaar is er sprake van minimaal 2 ontwikkelgesprekken. Als een van beiden (medewerker dan wel PM) vindt dat er aanleiding is om vaker met elkaar te spreken, dan kan de frequentie natuurlijk worden verhoogd. We zijn hierbij niet gehouden aan een planning op kalendermaanden / schooljaar. Gesprekken kunnen over het jaar heen naar wens worden verdeeld. Voor het vastleggen van de gemaakte afspraken wordt gebruik gemaakt van het formulier Ontwikkelgesprek in HR2Day. Dit formulier wordt opgeslagen in het dossier van de medewerker.

Met medewerkers die “goed” functioneren vindt er geen beoordelingsgesprek plaats. Zij krijgen automatisch per 1 augustus een periodieke verhoging (mits er ruimte is in de schaal). Een medewerker kan wel om een beoordelingsgesprek verzoeken. De medewerker kan hiervoor een verzoek indienen bij zijn PM, die ervoor dient te zorgen dat het beoordelingsgesprek alsnog binnen drie maanden plaatsvindt.

Medewerkers die ruim boven het verwachte functieniveau functioneren kunnen mogelijk in aanmerking komen voor een excellente beoordeling. Dit wordt gesignaleerd door de PM (o.b.v. input uit de organisatie), maar ook de medewerker kan zelf het initiatief nemen. In dit geval bereidt de medewerker zijn eigen beoordeling voor met onderbouwing waarom hij in aanmerking denkt te komen voor een excellente beoordeling. Er vindt dan een beoordelingsgesprek plaats en dit wordt vastgelegd in HR2Day. Wordt de medewerker excellent beoordeeld dan ontvangt hij per 1 augustus 2 periodieken (tot de max. van de salarisschaal).

Medewerkers die achterblijven in hun ontwikkeling en daardoor onvoldoende functioneren kunnen als onvoldoende beoordeeld worden. Dit mag echter nooit een verrassing voor de medewerker zijn. De PM signaleert tijdig dat extra inspanning nodig is om het functioneren en de ontwikkeling weer op het goede niveau te krijgen. En neemt het initiatief tot een gesprek. Als het functioneren desondanks toch leidt tot een onvoldoende beoordeling voert de PM vóór 1 juli een beoordelingsgesprek met de betreffende medewerker, waarin de beoordeling gemotiveerd wordt toegelicht en legt dit vast in HR2Day. De medewerker ontvangt dan per 1 augustus geen periodieke verhoging. Ook wordt er een verbeterplan opgesteld. Hierin worden ook de concrete afspraken en acties vastgelegd die worden gemaakt om de gewenste verbetering te realiseren. Gedurende het verbetertraject voert de People Manager regelmatig voortgangsgesprekken met de medewerker, eventueel ondersteund door HR. Als de gewenste verbetering is opgetreden, kan de normale ontwikkelcyclus weer hervat worden. Als er geen verbetering is opgetreden dan zal er een gesprek plaatsvinden over de alternatieven.

De afspraken die gemaakt worden in het Ontwikkelgesprek worden vastgelegd in HR2Day. In HR2Day zijn formulieren voor zowel het ontwikkelgesprek, beoordelingsgesprek als verbeterplan beschikbaar.

• Talent Notes formulier voor nieuwe medewerkers 1-jarig contract
• Talent Notes formulier voor nieuwe medewerkers 2-jarig contract