Samenvatting
Uitleg over de werking van de ontwikkelcyclus en gesprekken met medewerkers die in dit kader gevoerd worden tussen de Fontys ICT collega en zijn / haar People Manager of Teammanager. Er zijn wat verschillen met betrekking tot de afspraken en procedures voor reguliere medewerkers en voor nieuwe medewerkers van Fontys ICT..

In de Fontys ICT Visie op Medewerkers staat beschreven: “Onze medewerkers vormen het hart van onze organisatie. Zij zijn de uitvoerders en ondersteuners van onze maatschappelijke taak: onderwijs aan jonge mensen, dat aansluit op het beroepenveld. In onze talentgerichte visie op medewerkers zijn persoonlijke gesprekken en aandacht voor het individu erg belangrijk. Een belangrijk instrument voor talentontwikkeling zijn de gesprekken die plaatsvinden in allerlei verbanden. Gesprekken tussen leidinggevende en medewerker, tussen medewerkers onderling, tussen medewerkers en studenten, tussen medewerkers en samenwerkingspartners, etc.”

In hoofdstuk N van de CAO-hbo is vastgelegd dat de werkgever een beoordelingssysteem moet uitwerken ¹⁾. Binnen Fontys is in dit kader de ontwikkelcyclus geïmplementeerd.

Een wendbaar en talentgericht Fontys vraagt om medewerkers die een leven lang ontwikkelen zodat ze zich kunnen aanpassen aan de veranderingen binnen en buiten Fontys. Daarom is het van belang om regelmatig (tenminste 3 keer per jaar) met elkaar in gesprek te zijn over de match tussen de medewerker en de organisatie. Zie Figuur 1 hieronder.

Figuur 1
Match tussen de medewerker en de organisatie, doel is is de optimale situatie voor beiden bereiken.

De gesprekken zijn toekomstgericht. Dit betekent dat de focus niet alleen ligt op terugkijken naar wat een medewerker het afgelopen jaar heeft gedaan en hoe hij zich kan verbeteren, maar juist kijken naar professionele ontwikkeling, ontwikkeling van talenten, loopbaan en persoonlijk leiderschap. Het doel van de gesprekken is het bespreken van het volgende:

• Hoe gaat het met de medewerker?
• Hoe staat het met de inzet en de inzetbaarheid van de medewerker?
• Wat kan er, zowel vanuit de medewerker als vanuit Fontys ICT, gedaan worden om hierin een optimale situatie te bereiken?

1. In het najaar: een ontwikkelingsgericht gesprek waarin wordt vooruitgeblikt op het studiejaar en eventuele ontwikkeling concreet wordt gemaakt en waarin scholingstijd kan worden onderbouwd.
2. Tussentijds: een kort gesprek, waarin de focus ligt op de voortgang en praktische zaken.
3. In het voorjaar, voor de zomervakantie: een ontwikkelgesprek waarin kort wordt teruggeblikt op het voorbije jaar en de ontwikkeling van de medewerker. In het gesprek krijgt het waarderen van de (bijdrage van de) medewerker vorm. De medewerker draagt zelf input aan en voor docenten zijn de docentevaluaties aanvullende input. In het uitgebreidere ontwikkelgesprek is er specifiek aandacht voor professionaliserings-afspraken, duurzame inzetbaarheid en thuiswerken (vaste onderwerpen conform reglement Ontwikkelcyclus, CAO-HBO).

Uiteraard is het mogelijk om naar behoefte (of bij noodzaak) het aantal gesprekken te intensiveren. Medewerker en leidinggevende zijn gelijkwaardige gesprekspartners (en dragen dus beiden onderwerpen aan). Daarnaast is er sprake van een growth mindset: open staan en denken in mogelijkheden en kansen in plaats van belemmeringen.

Met medewerkers die “goed” functioneren vindt er geen beoordelingsgesprek plaats. Zij krijgen automatisch per 1 augustus een periodieke verhoging (mits er ruimte is in de schaal). Een medewerker kan wel om een beoordelingsgesprek verzoeken. De medewerker kan hiervoor een verzoek indienen bij zijn PM, die ervoor dient te zorgen dat het beoordelingsgesprek alsnog binnen drie maanden plaatsvindt.

Medewerkers die ruim boven het verwachte functieniveau functioneren kunnen mogelijk in aanmerking komen voor een excellente beoordeling. Dit wordt gesignaleerd door de PM (op basis van input uit de organisatie), maar ook de medewerker kan zelf het initiatief nemen. In dit geval bereidt de medewerker zijn eigen beoordeling voor met onderbouwing waarom hij in aanmerking denkt te komen voor een excellente beoordeling. Er vindt dan een beoordelingsgesprek plaats en dit wordt vastgelegd in HR2Day. Wordt de medewerker excellent beoordeeld dan ontvangt hij per 1 augustus 2 periodieken (tot de max. van de salarisschaal).

Medewerkers die achterblijven in hun ontwikkeling en daardoor onvoldoende functioneren kunnen als onvoldoende beoordeeld worden. Dit mag echter nooit een verrassing voor de medewerker zijn. De PM signaleert tijdig dat extra inspanning nodig is om het functioneren en de ontwikkeling weer op het goede niveau te krijgen. En neemt het initiatief tot een gesprek. Als het functioneren desondanks toch leidt tot een onvoldoende beoordeling voert de PM vóór 1 juli een beoordelingsgesprek met de betreffende medewerker, waarin de beoordeling gemotiveerd wordt toegelicht en waarna het wordt vastgelegd in HR2Day.

De medewerker ontvangt dan per 1 augustus geen periodieke verhoging. Ook wordt er een verbeterplan opgesteld. Hierin worden ook de concrete afspraken en acties vastgelegd die worden gemaakt om de gewenste verbetering te realiseren. Gedurende het verbetertraject voert de People Manager regelmatig voortgangsgesprekken met de medewerker, eventueel ondersteund door HR. Als de gewenste verbetering is opgetreden, kan de normale ontwikkelcyclus weer hervat worden. Als er geen verbetering is opgetreden dan zal er een gesprek plaatsvinden over de alternatieven.

De afspraken die gemaakt worden in de gesprekken worden vastgelegd in HR2Day. In HR2Day zijn formulieren voor zowel het ontwikkelgesprek, beoordelingsgesprek als verbeterplan beschikbaar.

Fontys ICT streeft ernaar om elke nieuwe medewerker begeleiding op maat te geven. Aan het einde van het tijdelijke contract moet een gefundeerd besluit genomen kunnen worden over een vaste aanstelling. Dit is een verstrekkend besluit met grote juridische consequenties. Ervaringen met en beelden over het functioneren in het eerste jaar werpen vaak hun schaduw vooruit. Door regelmatig met de medewerker in gesprek te gaan over hoe hij / zij zijn plek vindt binnen Fontys ICT kan indien nodig tijdig bijgestuurd worden. Ook het afronden van BKO is noodzakelijk voor het verkrijgen van een vaste aanstelling (voor OP).

Indien besloten wordt niet tot een vaste aanstelling over te gaan mag dit voor de medewerker nooit een verrassing zijn. Per slot van rekening geven veel medewerkers een andere vaste baan op voor een carrière in het onderwijs. Hier moeten wij zorgvuldig mee omgaan. In een enkel geval zal Fontys ICT, de medewerker of beiden besluiten dat het niet verstandig is om tot een vaste aanstelling over te gaan. De medewerker heeft er dan recht op om op basis van de in het eerste jaar ontvangen feedback geholpen te worden bij het richting geven aan zijn carrière na Fontys ICT. Daarom kiest Fontys ICT voor meerdere voortgangsgesprekken en één beoordelingsgesprek (na respectievelijk 3, 5 en 10 maanden). Deze cyclus wordt bij een tweejarig contract in het 2e jaar verder gecontinueerd.

De People Manager (PM) is verantwoordelijk voor het plannen en de inhoud van de voortgangsgesprekken. De voortgangsgesprekken met de nieuwe medewerker vinden uiterlijk 3 maanden en 5 maanden na aanvang van het dienstverband plaats. De gesprekken zijn bedoeld om een tussenbalans op te maken. De People Manager geeft feedback op het functioneren van de nieuwe medewerker en de medewerker deelt zijn (eerste) ervaringen.

Indien nodig worden aanvullende afspraken gemaakt. Als uitgangspunt wordt het functieprofiel en de voor de functie vereiste competenties gebruikt. Het is van belang dat het gesprek in een open sfeer plaats vindt en met name op ontwikkeling gericht is; natuurlijk wordt teruggekeken maar de focus is toekomstgericht. De voortgangsgesprekken worden door de People Manager gevoerd.

Om de gesprekken gestructureerd te laten verlopen is een formulier ontwikkeld. Het formulier biedt de People Manager en medewerker de mogelijkheid om zich voor te bereiden op de gesprekken. De People Manager stuurt het formulier van te voren naar de medewerker toe, zodat deze zich erop kan voorbereiden. Overigens, deze voorbereiding mag de People Manager van de medewerker verwachten omdat het gesprek tweerichtingsverkeer is.

Na het eerste gesprek wordt bij voorkeur meteen een afspraak gemaakt voor het tweede gesprek. Het standaardformulier is zo ingericht dat het ruimte biedt voor een gespreksverslag van alle gesprekken. De People Manager stelt een gespreksverslag op en stuurt een afschrift ervan aan de medewerker. Een afschrift aan de directie is in dit stadium nog niet nodig. Indien de People Manager van mening is dat het functioneren van de medewerker aanleiding geeft tot zorgen, wordt dit door de People Manager besproken met de Manager People en HR.

Minimaal 2 maanden voor afloop van het tijdelijke contract vindt een formeel beoordelingsgesprek plaats. Het doel van het beoordelingsgesprek is het geven van een gefundeerd oordeel over het functioneren van de nieuwe medewerker zodat een besluit kan worden genomen over het al dan niet continueren van het dienstverband. Het gesprek vindt plaats tussen de People Manager en de medewerker. Het oordeel van de People Manager is de basis van het advies aan de directie. De medewerker tekent voor gezien maar houdt de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen tegen het oordeel van de People Manager. In dat geval vindt een vervolggesprek plaats met de directie. Na de beoordeling worden beide gespreksverslagen opgenomen in het personeelsdossier van de medewerker in HR2Day.

• Talent Notes formulier voor nieuwe medewerkers 1-jarig contract
• Talent Notes formulier voor nieuwe medewerkers 2-jarig contract