Persoonsgegevens in StudyCoach

Samenvatting
Binnen LMS Canvas wordt gebruik gemaakt van StudyCoach, een applicatie waarin - door middel van het maken van notities - persoonsgegevens van studenten kunnen worden opgenomen. In het kader van de privacy wetgeving (AVG) worden de richtlijnen voor gebruik van StudyCoach beschreven.

Binnen Fontys ICT wordt gebruik gemaakt van StudyCoach. StudyCoach geeft een overzicht van relevante learning analytics die docenten inzicht kunnen geven in het leerproces van een student. De tool geeft informatie uit Canvas – over vakken heen – visueel weer. Coaches en studenten kunnen hierdoor gemakkelijker ‘At Risk’ studenten identificeren en vroegtijdig bijsturen. In StudyCoach kunnen docenten, studenten en semestercoaches notities maken. Studycoach in het blauwe Canvas menu kan gebruikt worden om notities uit te wisselen binnen een Canvas Course en is daarbij niet course overstijgend.

Het toevoegen van notities is een belangrijk element van StudyCoach. Door middel van deze notities kan een docent aan de semestercoach van de student laten weten hoe het leerproces van de student verloopt en welk studiegedrag de student vertoont. Ook semestercoaches kunnen relevante notities aangaande de student eenvoudig opslaan in StudyCoach omwille van eenvoudige overdracht van de ene semestercoach naar de andere semestercoach. Gedurende de gehele opleiding kunnen de notities over de student worden geraadpleegd door de betreffende coach en de student zelf. In het kader van de privacy wetgeving (AVG) mag niet alles in de notities genoteerd worden. Hiervoor zijn richtlijnen opgesteld.

• Een student heeft altijd het recht op inzage van de notities. Sinds 1819VJ heeft een student zelf toegang tot StudyCoach.
• Een student heeft altijd het recht om persoonlijke informatie te laten verwijderen.
• Het advies is om een student altijd mee te laten lezen wanneer er een notitie wordt opgeslagen.
• Notities mogen alleen gaan over het studiegedrag van de student of dingen die invloed kunnen hebben op het leerproces van de student, zoals persoonlijke omstandigheden (medisch, relationele problemen, thuissituatie, verslavingen, huiselijk geweld, etc.). Dit moet wél relevant zijn voor de begeleiding in de studie.
• Enkele voorbeelden kunnen zijn:

Een student is game verslaafd. De student staat hiervoor onder behandeling. Hierdoor is hij één dag per week niet bij Fontys ICT. Dit kun je met goedkeuring van de student opschrijven.

Een student geeft aan dat hij wegens medische redenen een eigen, speciale stoel nodig heeft omdat hij anders veel pijn in zijn rug krijgt. Met goedkeuring van de student kan dit in StudyCoach opgeschreven worden.

Een student geeft aan dat hij moeite heeft met programmeren. Hij gaat hiervoor iedere week naar het Peer to Peer project van Student+. Met goedkeuring van de student kan dit in StudyCoach opgeschreven worden.

Een student vertelt dat zijn ouders in scheiding liggen. Dit wordt op een goede manier afgehandeld. Het heeft geen invloed op het studiegedrag van de student. Dit wordt NIET opgenomen in StudyCoach.

Een student geeft aan dat hij autisme heeft. Hier heeft hij de controle over waardoor het op dit moment geen invloed heeft op zijn leerproces. Dit wordt NIET opgenomen in StudyCoach.

• Wijs de student er bij het vragen om toestemming op dat de notities door worden gegeven aan de volgende semestercoach;
• Een notitie mag NIET opgenomen worden als de student daar expliciet GEEN toestemming voor geeft.