Richtlijnen buitenlandreizen docenten

Samenvatting
Beschrijving van de richtlijnen en te volgen stappen door docenten wanneer ze naar het buitenland reizen via financiering vanuit het internationaliseringsprogramma. Bekostiging door internationalisering is bedoeld voor onderwijs-gerelateerde reizen.

Deze richtlijnen bevatten een stapsgewijze instructie voor docenten Fontys ICT met het plan om naar het buitenland te reizen via het financieringssysteem van internationalisering. Financiering van internationalisering is bedoeld voor het onderwijs-gerelateerd reizen, bijvoorbeeld Erasmus gefinancierde reizen (van toepassing voor EU en sommige partnerlanden), docentuitwisselingen buiten Europa, oprichting van samenwerkingsprojecten met hogescholen en universiteiten. Erasmus financiering is bedoeld voor reizen binnen de EU-landen voor onderwijs of trainingsactiviteiten. Erasmus financiering voor het onderwijs is van toepassing op deze Erasmus partnerhogescholen en -universiteiten.

Bij reizen voor onderwijsdoeleinden is het verplicht minstens 8 uur les te geven (uren kunnen bestaan uit begeleiding van studenten, samenwerking met docenten van een partneruniversiteit) gedurende ten minste 5 dagen (eventueel inclusief 2 reisdagen). Verdere informatie over de Erasmusbeurzen vindt u op de Fontys site over Staff Mobility. Deze richtlijnen hebben GEEN betrekking op reizen via de algemene Fontys ICT financiering.

1. Controleer het maximaal toegestane bedrag voor de dagvergoeding voor het land en de stad van bestemming. De Fontys-regel is dat dit bedrag niet meer mag zijn dan 100% van de tarieflijst zoals vermeld op de site Flexibel reizen: alles over dienstreizen naar het buitenland van Fontys HR & Organisatie (voorheen Dienst P&O).
   De dagvergoeding wordt berekend op basis van de bedragen die in de kolom ‘’Bedrag overige kosten in euro’’ staan aangegeven’’.
2. Aanvraag financiering: om dit te doen, ga naar het Inkoop systeem > inkoopaanvraag. Vul het formulier in:
   • Titel: naam van het project (land, stad, universiteit).
   • Goedkeuring voor: Internationalisering,
   • Categorie: Reizen (internationalisering).
   • Korte beschrijving: doel, naam/namen van reizende docenten, naam/namen van meereizende student(en).
   • Reisduur.
   • Kosten: opsomming afzonderlijke verwachte kosten voor: reizen, dagelijks gedekte kosten (zie stap 1), hotel, kosten gedekt voor studenten Fontys ICT (indien van toepassing), andere (bijvoorbeeld deelnamekosten).
   • Suggestie waar bestellen: suggesties voor vlucht en hotelboeking is mogelijk (data, bedrijven, hotel, websites) in overweging door het boekingskantoor.
   • Waarvoor benodigd: vermeld wanneer het een Erasmus reis is.
   • Wanneer benodigd: datum van de reis.
   • Wacht tot er een akkoord is. Intussen is er mogelijk contact over verdere vragen van de medewerkers.
3. Informeer team Fontys Study Abroad over de reis. Om dit te doen:
   • Ga naar Study abroad (Staff mobility).
   • Selecteer type bekostiging (Erasmus Teaching, Erasmus Training, Non-Erasmus Teaching of Non-Erasmus Training), klik op de desbetreffende link en volg de instructies.
   • Indien gevraagd: gebruik de volgende budgetnummers:
     • BU-nummer: 029;
     • Kostenplaats: 029000;
     • Productnummer: 100;
     • Projectnummer: A2905.
   • Alleen voor Erasmus reizen: Teken alle formulieren met geschreven handtekening. Neem contact op met Samuil Angelov s.angelov@fontys.nl voor het ondertekenen van Erasmus formulieren. Let op, deze stap duurt vanaf de voorbereiding en het reizen tot na het reizen.
4. Optioneel: voor promotie materiaal neem contact op met English Stream (promotiemateriaal, relatiegeschenken).
5. Na de reis:
   1. Declareer je reiskosten via de Fontys Portal
   2. Stuur de totale reiskosten naar s.angelov@fontys.nl.
   3. Voor Erasmus reizen: maak de Erasmus formulieren compleet.