Samenvatting
Procesbeschrijving voor de uitvoering van (gesubsidieerde) onderzoeksprojecten

Wat doet een projectleider onderzoek?

Ad 1 - start aanvraag

Zie workflow FSA en OPO portal

Ad 2 – schrijven voorstel

Afhankelijk van hoe groot het project is en of wij penvoerder zijn, kan ook een externe schrijver worden ingehuurd, een docent-onderzoeker alvast uren krijgen om mee te helpen of een associate lector bijgeschakeld worden. De meeste aanvragen hebben een “datamanagementparagraaf” nodig. Fontys Datamanagement heeft hiervoor een standaardtekst. Daarnaast kun je een datasteward betrekken om alle processen rondom research data management te ondersteunen. De lector beoordeelt of het nodig is dat advies wordt ingewonnen bij de Fontys Ethische Commissie.

Ad 3 – Cofinanciering

Let ook op indien er meerdere Fontys instituten zijn betrokken; voor subsidieverstrekkers zijn we 1 Fontys, maar intern moeten we afspraken/verdeling vastleggen per instituut. SPARC doet bv alleen cofinanciering van het Fontys ICT deel.

Ad 4a – CvB

Zie workflow FSA

Ad 4b – Indienen

Zie workflow FSA

Ad 5 – Opstart

Zodra de subsidie binnen is moet de start van het project voorbereid worden. De lector organiseert hiertoe een kick-off (of vraagt de lectoraatsmanager dit te doen). Idealiter is de beoogd projectleider hier al bij en ook de beoogd projectcontroller. De ureninzet (wie, voor hoeveel uur) wordt in overleg met de betrokken docent-onderzoekers in de inzet voor het eerste semester (of juist voor duur project) gezet door de lectoraatsmanager. De projectcontroller zorgt voor de opstart van de urenadministratie in Unit4. De lectoraatsmanager zorgt dat er een Teams kanaal (in de algemene teamsomgeving van het lectoraat) komt voor het project met alle projectinformatie (voorstel, begroting, e.d.) erin. De projectleider neemt verantwoordelijkheid voor inzet, uitvoering, budget en resultaat van het project. Als projectaanpak kun je Projectmatig Creëren (PMC) of agile/scrum gebruiken. Projectleider stelt projectplan op, waarin, afspraken worden gemaakt over de begroting, ureninzet per semester en op te leveren kennisproducten. Dit is een vertaling van projectvoorstel naar uitvoeringsplan, waar mogelijk inclusief concrete onderwijsopdrachten, per semester/per schooljaar, voor de gehele projectperiode. Indien nodig vraagt de projectleider een Fontys Research Drive aan voor het project. Lector en lectoraatsmanager monitoren overall van projecten.

Ad 6 – Kick-off project

Vlak voor of net na de start van het project, presenteert de projectleider, het project en de lange termijn doelen aan de projectleden, er worden werkafspraken gemaakt over samenwerking, communicatie en ieders rol in het project. De projectleider vertegenwoordigt Fontys ICT in de kick-off van het hele project. Deze kick-off moet de projectleider uiteraard zelf organiseren als Fontys ICT penvoerder is. Hier zijn dan ook alle consortiumpartners (interne en externe stakeholders) bij.

Ad 7 – Kick-off semester

Ieder semester worden gedetailleerde afspraken gemaakt over de research assignment van de onderzoekers en de op te leveren kennisproducten. De research assignments worden vastgelegd in Teams. Deelopdrachten kunnen bij studenten worden uitgezet, de docent-onderzoeker managet dit en neemt relevante resultaten mee terug naar het project.

Ad 8 – uitvoering semester

Tijdens de uitvoer van de research assignments worden (intermediate) kennisproducten geproduceerd die in Teams of in Git worden opgeslagen. Hier hebben alleen docent-onderzoekers toegang dus zij moeten de resultaten van de studenten ook hiernaartoe transfereren in zoverre ze bijdragen aan het project. Docent-onderzoekers administreren hun uren in Unit4, de projectleider accordeert deze uren. We schrijven x uur/week zodat het optelt tot het aantal uren dat in de inzet is gepland voor dat semester (20 weken). De projectleider organiseert regelmatig overleg tussen de betrokken docent-onderzoekers. De projectleider vertegenwoordigt Fontys ICT in de uitvoeringsoverleggen van het hele project. Deze overleggen moet de projectleider uiteraard zelf organiseren als Fontys ICT penvoerder is. Hier zijn dan alle consortiumpartners bij. De meeste subsidieverstrekkers vragen om een regelmatige voortgangsrapportage. De projectleider stelt deze op en dient hem in in het gewenste format.

Ad 9 – afronding semester

Op goed gekozen momenten, maar iig na iedere mijlpaal in het project (typisch 1 semester) worden de relevante kennisproducten door de hoofdonderzoekervastgelegd in Pure. Alvorens het product te koppelen aan het project, vraagt de hoofdonderzoeker eerst akkoord aan de lector (blijft inhoudelijk eindverantwoordelijk). De lector beoordeelt of het nodig is om verdere “reclame” te maken voor het kennisproduct op de website of in andere kanalen en zet dit uit bij M&C De projectleider overlegt met de lector en de lectoraatsmanager over de voortgang van het afgelopen semester en de planning/begroting voor het nieuwe semester. De inzet voor het volgende semester wordt ingevuld door de lectoraatsmanager en de urenadministratie in Unit4 wordt daarop aangepast door de projectcontroller. De projectleider vertegenwoordigt Fontys ICT in de planningsoverleggen van het hele project. Deze overleggen moet de projectleider uiteraard zelf organiseren als Fontys ICT penvoerder is. Hier zijn dan alle consortiumpartners bij. Als Fontys ICT penvoerder is moet de projectleider ook de urenstaten accorderen van de andere consortiumpartners.

Ad 10 – afronding project

De projectleider zorgt dat alle belangrijke projectinformatie en output goed isgearchiveerd. Als wij penvoerder zijn dan voor het hele project, niet alleen voor het Fontys ICT deel. De projectleider zorgt voor de benodigde rapportage richting de penvoerder of subsidieverstrekker (ook gedurende het project). Als Fontys ICT penvoerder is moet de projectleider ook de rapportage van de andere consortiumpartners verzamelen. De projectleider overlegt met de lector en de lectoraatsmanager over vervolg van het project en eventueel benodigde kennisoverdracht.