Samenvatting
Doel, aanleiding en uitgangspunten van de Fontys ICT BeleidsWiki toegelicht.

Fontys ICT wil haar medewerkers voorzien van een eenvoudig toegankelijke en aanpasbare bron van informatie over het Fontys ICT-beleid. Bovendien wil Fontys ICT haar beleid ten behoeve van interne en externe verantwoording continu op eenduidige wijze ontsluiten. Hiertoe is een Fontys ICT BeleidsWiki ingericht, die waarborgt dat iedere medewerker kan beschikken over de meest actuele versie van de beleidsinformatie. Binnen de Fontys ICT BeleidsWiki worden aan de hand van trefwoorden of labels beschrijvingen gegeven. Onderwerpen worden via links aan elkaar verbonden waardoor elk begrip slechts eenmaal beschreven hoeft te worden en voorkomen wordt dat meerdere versies bestaan van dezelfde documenten. We verwijzen steeds naar de oorspronkelijke bron waardoor gelinkt kan worden naar bijvoorbeeld de portals van Fontys ICT en Fontys.

In een grote en groeiende organisatie is het van belang dat basisinformatie over de organisatie snel en eenduidig vindbaar is. De portal van Fontys ICT biedt een adequate oplossing voor operationele zaken en kennisdeling. Om de samenhang tussen documenten in eenzelfde omgeving efficiënt vorm te geven is juist een wiki een geschikte omgeving. Veranderingen in één document hebben vaak consequenties voor andere documenten, terwijl dat op het moment van aanpassen niet wordt overzien. In een wiki-omgeving worden (deel)onderwerpen op afzonderlijke pagina's (lemma's) omschreven, die met hyperlinks eenvoudig aan elkaar gekoppeld kunnen worden.

Om te komen tot een geschikt informatiesysteem voor beleidsinformatie zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd:

• Eén vindplaats: documenten (informatie) dienen op één plaats bewaard te worden.
• Versiebeheer: eerdere versies van ontwikkelde pagina's moeten gemakkelijk terug te vinden zijn. Zo ontstaat er automatisch een overzicht van de historie en de ontwikkelfasen van de verschillende (beleids)onderwerpen.
• Actualiteit: deze wordt geborgd doordat wijzigingen snel verwerkt kunnen worden door (alle) medewerkers van Fontys ICT en speciaal door hen die inhoudelijk betrokken zijn bij bepaalde onderwerpen of pagina's.
• Eigenaarschap: alle medewerkers van Fontys ICT zijn samen verantwoordelijk voor de informatie, op verschillende niveau's en vanuit verschillende rollen.
• Exporteerbaarheid: gewenste informatie moet gemakkelijk te exporteren zijn naar bepaalde formats of publicatievormen.
• Links en metadata: door het gemakkelijk aanmaken van hyperlinks en metadata (gebruik van labels of tags) worden snelle verbanden gelegd met informatie op andere informatiesystemen.

Het gebruik van een BeleidsWiki biedt een oplossing voor al deze uitgangspunten. Met de wiki structuur wordt iedere omschrijving slechts éénmaal opgenomen, doordat documenten in samenhang met elkaar beschreven worden en begrippen door middel hyperlinks aan elkaar verbonden worden. Een redactieteam zal daartoe structureel onderhoud aan de wiki plegen. Kenmerkend voor het inrichten van de wiki is het werken met korte teksten, afbeeldingen en schema’s. Per pagina wordt 1 onderwerp behandeld.

Beleidsinformatie is die informatie die de lijnen aangeeft voor de realisatie van (organisatie)doelstellingen.

Welke informatie tref je aan op de BeleidsWiki?

• Basisinformatie over de organisatie. Zie ook hierboven onder de paragraaf Aanleiding;
• Informatie die binnen Fontys ICT vastgesteld is;
• Actuele informatie als weergave van het beleid op een bepaald moment;
• Informatie bedoeld voor interne en externe verantwoording.

Informatie die er (bij voorkeur) niet op thuis hoort:

• Informatie over operationele zaken en informatie die regelmatig verandert of gekoppeld is aan personen of data;
• Handleidingen, d.w.z. niet: de handleidingen zelf, wel: verwijzingen naar (nuttige) handleidingen en waar die te vinden zijn, binnen of buiten Fontys ICT .

Belangrijke invalshoeken met betrekking op het ter beschikking stellen van de beleidsinformatie zijn:

• Transparantie: Fontys ICT wil aan iedereen laten zien wat er gebeurt binnen het onderwijs.
• Eenduidige termen: namen en termen veranderen nogal eens. We willen bevorderen dat zoveel mogelijk de gangbare termen en namen gebruikt worden. Op de BeleidsWiki staan de juiste termen.
• Eenduidig beleid: als het niet op de BeleidsWiki staat is het geen geldig beleid.
• Visitatie: de BeleidsWiki vormt een adequate en effectieve informatiebron ten behoeve van het visiterende panel.

Operationele zaken en dingen die regelmatig veranderen en / of gekoppeld zijn aan personen of data worden niet opgenomen in de BeleidsWiki. Indien gewenst kan hiernaar wel worden verwezen via een link. De Fontys ICT BeleidsWiki is primair bedoeld voor medewerkers van Fontys ICT . Zie voor meer informatie over uitsluitingen de disclaimer van deze BeleidsWiki.

Het succes van de BeleidsWiki is afhankelijk van het volgende.

Binnen Fontys ICT

• Voldoende expertise bij beheerders (technisch en functioneel), redactie en gebruikers van de BeleidsWiki
• Het gebruik van de meest actuele versies van documenten die ook vastgesteld zijn door de verantwoordelijke gremia. Doorgaans zal vaststelling plaatsvinden door de directie, het leadershipteam (LT) het extended Leadershipteam (XLT) of een van de gremia: Uitvoeringsmanagers, People managers, Lectoren , Curriculumeigenaren.

Basis software
De Fontys ICT BeleidsWiki is gebouwd met behulp van de DokuWiki-software die in open acces beschikbaar is. Deze software is op maat bewerkt voor Fontys ICT .

Redactie
Een redactieteam zorgt voor het dagelijks onderhoud van de inhoud van de BeleidsWiki: verwerken van wijzigingen, het controleren van de onderlinge verbindingen, bewaken van de spelregels en de hantering van begrippen.

Technische ondersteuning
Technische ondersteuning is nodig voor het dagelijkse beheer bij onvolkomenheden of bij wijzigingen in de software. Het technisch - en applicatiebeheer wordt verzorgd door de afdeling II&A van Fontys ICT .