Protocol bij overlijden student
Samenvatting
Beschrijving van de acties die bij het overlijden van een student worden ondernomen bij Fontys ICT als aanvulling op het Fontys-protocol.
Inleiding
Het overlijden van een student heeft enorm veel impact op alle betrokkenen. Fontys heeft een protocol ontwikkeld (wat ook via de Fontys ICT Portal ontsloten wordt) om bij deze gebeurtenis op organisatorisch en administratief vlak op een juiste manier te handelen. Voor de Fontys ICT community worden hieronder enkele aanvullende handreikingen gedaan.
Eerste verantwoordelijke
Als eerste verantwoordelijke wordt een casemanager aangesteld. Deze is verantwoordelijk voor het gehele proces en de communicatie bij het overlijden van een student. De casemanager is in principe een Uitvoeringsmanager (UM) van de locatie waar de student bij hoort.
Back up van de casemanager is de plaatsvervangende UM, of een People Manager (PM) van de betreffende locatie.
De casemanager draagt er zorg voor dat het Fontys protocol wordt uitgevoerd en ook de onderstaande mogelijke aanvullende acties, zoals wordt weergegeven in Figuur 1.
Figuur 1
Mogelijke aanvullende acties op het Fontys 'Protocol overlijden student' en de uitvoerder bij Fontys ICT.
| Actie | Uitvoering |
|---|---|
| Melden bij de Student Desk (SD); De SD kan checken bij de Dienst Studentenvoorzieningen of overlijden is gemeld. | UM |
| Gedenkplek inrichten. | Semestercoach (SC) |
| Met de klas afstemmen om een kaart te sturen of een andere kennisgeving van medeleven. | SC |
| Bloemen op de dag (of vóór de dag) van de uitvaart laten bezorgen. | Marketing & Communicatie (M&C) |
| Bij het in memoriam bericht de mogelijkheid bieden om te reageren. Na enkele weken de reacties overhandigen aan de ouders. | SC |
| Ouders de mogelijkheid bieden om op locatie te komen en deze te bezoeken. | SC |
| In het Fontys protocol staat dat er een rouwadvertentie geplaatst kan worden, indien de reactie van de familie daarop positief is. Echter is een rouwadvertentie van Fontys aanvullend aan die van de familie. Daarom moeten de advertenties tegelijkertijd geplaatst worden. In het contact met de ouders is het prettig om dat in 1 keer af te spreken. | UM |
| Ouders ondersteunen bij uitschrijving (Studielink) en Studiefinanciering/OV (DUO). De dienst Studentenvoorzieningen geeft aan DUO door dat de betreffende student is overleden, maar daarmee wordt de studiefinanciering/OV echter niet stopgezet. Als de ouders het overlijden melden bij de gemeente, dan wordt dit via de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie) doorgegeven aan DUO , waarna DUO de overleden student zal uitschrijven voor de studiefinanciering/OV. Dit doorgeven aan de ouders kan ze helpen met het uitschrijven bij DUO. | UM |
Meer info met betrekking tot overlijden, zie het Fontys Protocol overlijden student .
Accounts
Fontys
In het Fontys protocol bij het overlijden van een student zijn de accounts van de volgende systemen opgenomen:
- Progress
- Content Manager
- Email
Accountbeheer door Student Desk
Bij Student Desk wordt een melding gemaakt ten behoeve van:
- StudentVolg1)
- De klasnaam bij de student moet worden verwijderd
- Onderdelen verwijderen
- SC en assessoren weghalen
- Verifiëren of student bekend is bij Student+; melden bij/actie door PL Student+
Accountbeheer door II&A
Melden bij II&A. Anders dan reguliere wijzigingen die door iedere functioneel beheerder worden uitgevoerd, wordt bij het overlijden van een student door II&A het volgende opgepakt.
- Active directory: account verwijderen (Sharepoint profielpagina verdwijnt).
- StudentVolg2)
- Account verwijderen
- Aura
- Nagaan of er nog spullen uitgeleend zijn. Beoordelen of deze nog teruggevraagd worden of afgeschreven worden. Dit registreren, zodat er geen herinneringsmails of -brieven meer verstuurd worden.
- Student uit Aura verwijderen
- Feedpulse: account blokkeren en gegevens verwijderen; melden door II&A; actie door Functioneel Beheer Canvas.
- StudyCoach: account blokkeren en gegevens verwijderen; melden door II&A; actie door Functioneel Beheer Canvas.
- Portflow: account blokkeren en gegevens verwijderen; melden door II&A; actie door Functioneel Beheer Canvas.
- CanvasDbCore: historie verwijderen.
Accounts afstemmen met PLOU en/of coach
Bij de volgende systemen moet eerst afgestemd worden of het account geblokkeerd kan worden, omdat hierbij mogelijk sprake is van groepswerk. Afstemmen met de PLOU.
- Canvas: account verwijderen.
- GitLab: account blokkeren en gegevens verwijderen.
- Webservers: account blokkeren en gegevens verwijderen.
Accountgegevens Student+
Wanneer een student in contact is geweest met Student+, staan er mogelijk aantekeningen en gegevens op de Sharepoint-omgeving van Student+. Deze moeten verwijderd worden.