Afstudeerzitting

Samenvatting
Deze pagina beschrijft de gang van zaken bij een afstudeerzitting. De beoordeling van het afstuderen gebeurt in een CGI, wat zo snel mogelijk na het afronden van de afstudeeropdracht plaatsvindt.

Deze pagina komt te vervallen in het voorjaar van 2023, de week ná de afstudeerzittingen. Vanaf dat moment geldt de procedure beschreven op de vervangende beleidspagina Beoordeling afstudeerstage bachelor.

1. Inleiding

De afstudeervoordracht wordt gehouden ten overstaan van een jury. De voorzitter van de jury is de 2e assessor. Verder bestaat de jury uit de 1e assessor1), de bedrijfsbegeleider (adviserend lid) en uit een externe deskundige (adviserend lid)2). De onderdelen presentatie, verdediging en bekendmaking van de zitting zijn in principe openbaar. Als kandidaten hiertegen bezwaar hebben, kunnen zij dat kenbaar maken bij de Student Desk. Buiten de jury zijn alle andere genodigden uitsluitend toehorend. Het voorgesprek en het juryberaad zijn besloten (uitsluitend juryleden). De gehele zitting duurt maximaal 90 minuten.

Voorafgaand aan een zitting mogen alle juryleden de beoordelingsformulieren gebruiken en invullen ter voorbereiding van het juryberaad. Dit ter onderbouwing van het uit te brengen advies. Tussen de assessoren van de afstudeerders binnen een profiel vindt ruim voor de zitting een calibratie plaats.

2. Voorgesprek

De jury start, indien een van de juryleden dit nodig acht, op het vastgestelde tijdstip met een vooroverleg tussen de juryleden over eventuele bijzondere omstandigheden . Dit gesprek vindt in hetzelfde lokaal plaats en duurt maximaal 10 minuten. Indien geen van de juryleden het nodig acht om vooraf bijzondere omstandigheden te bespreken, is er geen vooroverleg.

3. Presentatie

De voorzitter opent na het voorgesprek de zitting. Hij stelt daarna de kandidaat aan de jury voor; daarna stelt de voorzitter de kandidaat in de gelegenheid een voordracht te houden, en heeft de kandidaat de mogelijkheid het product te demonstreren.
Bij afstuderen met scriptie duurt de presentatie maximaal 20 minuten, en de demonstratie maximaal 10 minuten.
Bij afstuderen op portfolio duren presentatie en demonstratie gezamenlijk maximaal 20 minuten, zodat de juryleden de gelegenheid hebben om vragen te stellen over alle onderdelen van het portfolio. Als de voordracht of demonstratie één minuut voor de eindtijd nog niet is afgerond, overlegt de voorzitter van de jury met de kandidaat hoe zo snel mogelijk, liefst in een minuut, kan worden afgerond.

4. Verdediging

Vervolgens geeft de voorzitter de leden van de jury de gelegenheid aan de kandidaat vragen te stellen over de voordracht, het onderwerp of het portfolio. Bij afstuderen op scriptie duurt de verdediging maximaal 20 minuten, bij afstuderen op portfolio maximaal 30 minuten.

De voorzitter geeft elk jurylid afwisselend de mogelijkheid om een vraag aan de afstudeerder te stellen. Hierbij wordt als volgorde aangehouden:

  1. Extern deskundige;
  2. 2e assessor c.q. voorzitter;
  3. 1e assessor;
  4. Bedrijfsbegeleider.

De voorzitter ziet er op toe, dat de leden van de jury geen monologen houden, maar dat de kandidaat vragen gesteld worden en dat er geen discussies ontstaan buiten de kandidaat om.

5. Juryberaad bij afstuderen

Na de verdediging beraadt de jury zich over de beoordeling van het Afstuderen. De voorzitter van de jury stelt alles gehoord hebbende de beoordeling vast. De beoordeling wordt uitgewerkt conform de dimensies van het HBO-i model. Deze zijn afgeleid van de Dublin descriptoren en omvatten zowel technisch inhoudelijke indicatoren als indicatoren voor professionele ontwikkeling. Per dimensie kan een U/S/G/O behaald worden. Voor elke dimensie moet minimaal een S behaald worden om een voldoende eindbeoordeling te behalen. Beslisregels voor het vaststellen van het cijfer:

Regel Eindbeoordeling Toelichting
Alles Outstanding Outstanding
Tenminste één Unsatisfactory Unsatisfactory
Combinatie Satisfactory, Good, Outstanding “Satisfactory”, “Good” of “Outstanding” Afhankelijk van overige resultaten en door jury gewogen zwaarte per dimensie.

Tabel Beslisregels voor eindbeoordeling afstuderen, op basis van beoordeling per dimensie.

De beoordeling wordt vastgelegd en onderbouwd in het beoordelingsformulier.

Indien minimaal één van de dimensies onvoldoende is, is ook de eindbeoordeling onvoldoende (Unsatisfactory). In dat geval wordt een gemotiveerd advies opgesteld dat aan de Examencommissie gerapporteerd wordt. Er zijn in dat geval twee mogelijkheden: Verbeteren of opnieuw afstuderen. Indien opnieuw moet worden afgestudeerd, moet de kandidaat alle stappen van het afstudeerproces opnieuw doorlopen. Ingeval van verbeteren omvat het advies wat de student moet doen om een voldoende te behalen, hoe dat beoordeeld wordt, door wie dat beoordeeld wordt en op welke termijn 3). De termijn voor verbeteren is zo kort mogelijk, maar zeker niet langer dan 10 weken. De eindbeoordeling voor het afstuderen na de reparatie wordt door de examinatoren integraal vastgesteld volgens de bovenstaande beslisregels. Indien het verbeteren niet binnen de gestelde termijn lukt of daarna nog onvoldoende is, moet de kandidaat opnieuw afstuderen. Het juryberaad duurt maximaal 30 minuten.

6. Bekendmaking uitslag

Na de afstudeerzitting zal de jury de uitslag bekendmaken en toelichten4). De bekendmaking duurt maximaal 5 minuten.

7. Invullen en inleveren formulieren en registratie cijfers

Na afloop van de zitting dient het beoordelingsformulier volledig ingevuld en digitaal door de twee assessoren ondertekend te worden. Vervolgens levert één van de assessoren het ingevulde en ondertekende formulier in, in de “Assessment inleverbox” in de FICT Sharepoint omgeving en ook in Canvas bij de opdracht waar de student het finale afstudeerwerk heeft ingeleverd zodat de student de beoordeling kan inzien. De voorzitter van de afstudeerzitting is hier verantwoordelijk voor.

De eindbeoordeling wordt in het registratiesysteem ingevoerd door een medewerker van de Student Desk. De beoordeling wordt alleen zichtbaar gemaakt voor de student door de Student Desk als het beoordelingsformulier juist en volledig is ingevuld. Indien het onvolledig, overcompleet, onjuist of onduidelijk is ingevuld geeft de Student Desk het beoordelingsformulier zo snel mogelijk terug aan de betreffende voorzitter, die het in orde maakt en het zo snel mogelijk opnieuw inlevert.

8. Annuleren of verdagen van de zitting

De student dient alles in het werk te stellen zodat de zitting plaats kan vinden op het moment zoals afgesproken bij aanvang van het afstuderen 5). Indien in de aanloop naar de zitting geconstateerd wordt dat de student geen kans van slagen heeft, kan door de voorzitter, op voorspraak van de 1e assessor en doorgaans in overleg met student en bedrijfsbegeleider besloten worden om de zitting te annuleren. Indien een student door bijzondere en/of onvoorziene omstandigheden niet op een geplande zitting aanwezig kan zijn meldt deze zich af bij de voorzitter en dient tegelijkertijd een individueel verzoek in bij de Examencommissie onder vermelding van redenen en het overleggen van bewijsstukken, zoals bij ziekte bijvoorbeeld een decanenverklaring. De examencommissie kan besluiten de zitting ofwel te verdagen, als de redenen legitiem bevonden worden ofwel te annuleren indien dat niet zo is. Indien de student zich niet heeft afgemeld bij de voorzitter en geen individueel verzoek heeft ingediend als beschreven en desondanks niet aanwezig is bij de zitting wordt de zitting ter plekke geannuleerd door de voorzitter.

Een verdaging of annulering wordt door de voorzitter zo vroeg mogelijk medegedeeld aan de Student Desk. De Student Desk informeert alle betrokkenen hier zo snel mogelijk (formeel) over. Bij een verdaging wordt de zitting ingepland bij de eerstvolgende reguliere gelegenheid. Bij een annulering zal de student een nieuwe afstudeeropdracht moeten uitvoeren in het kader waarvan een nieuwe zitting gepland zal worden.

9. Ziekte van een van de juryleden

Uitgangspunt: de afstudeerzitting vindt doorgang, ook al is de (oorspronkelijke) jury niet voltallig. Mogelijke situaties:

  • De bedrijfsbegeleider of de externe deskundige is afwezig; in dat geval is er formeel geen probleem aangezien zij slechts adviserend lid zijn van de jury; indien het de bedrijfsbegeleider betreft is het wel de bedoeling dat de 1e assessor met hem of met een vervanger vanuit het bedrijf de beoordelingen van het werk en van de scriptie heeft voorbesproken;
  • De voorzitter is ziek; hij meldt dat z.s.m. via de Student Desk aan de afstudeercoördinator, en die regelt een vervanger; dat kan een willekeurige andere afstudeerdocent zijn; ingeval die vervanger pas last minute geregeld kan worden, is het mogelijk dat weliswaar de zitting doorgang vindt maar dat het juryberaad wordt opgeschort (de voorzitter heeft namelijk nog geen tijd gehad om zich inhoudelijk voor te bereiden);
  • De 1e assessor is ziek; hij meldt dat z.s.m. via de Student Desk aan de afstudeercoördinator, en die regelt een vervanger;
    • Ingeval het tijdig is gemeld neemt de vervanger de taken integraal over: vooroverleg met het bedrijf, doornemen en beoordelen scriptie, meedoen met vragenronde op de zitting, enz.
    • Ingeval last minute en de 1e assessor is niet in staat voor een adequate overdracht aan de vervanger, dan wordt de zitting alsnog uitgesteld. Dit is dan de enige situatie waarbij we niet kunnen vasthouden aan het gestelde uitgangspunt.

De Student Desk fungeert als meldpunt bij ziekte van een van de juryleden. Van daaruit wordt de betrokken afstudeercoördinator geïnformeerd zodat hij bovengenoemde acties kan uitzetten.

10. Doelgroep, status en verspreiding

De informatie op deze pagina is bedoeld voor belanghebbenden bij afstudeerzittingen van FICT, uitgezonderd de Engelstalige opleiding6). De informatie over de afstudeerzitting wordt door de Student Desk verspreid naar studenten en externe deskundigen, voorafgaand aan iedere afstudeerzitting.

1)
In het oude curriculum waren de termen 1e en 2e assessor omgewisseld.
2)
Het kan incidenteel voorkomen dat bedrijfsbegeleider en/of externe deskundige niet aanwezig is
3)
De Student Desk stuurt het beoordelingsformulier per mail naar de Examenkamer waar de afstudeerder onder valt, met het verzoek het advies van de jury om te zetten naar een besluit. Nadat het besluit is genomen, communiceert de examenkamer (binnen maximaal 4 werkdagen vanaf zijn zitting) de gemaakte afspraken naar de afstudeerder, beide assessoren en de Student Desk.
4)
Bij geschillen over de uitslag kan de kandidaat bezwaar aantekenen bij de examencommissie en/of bij het College van Beroep voor de examens Cobex.
5)
Bij voltijdopleidingen na 20 weken, bij deeltijdopleidingen kan anders overeengekomen worden.
6)
Voor de Engelstalige opleiding zijn deze regels opgenomen in een Engelstalige brochure getiteld “Graduation brochure”