Dit is een oude revisie van het document!


Inzet en planning voorlichtingsactiviteiten

Samenvatting
Toelichting op het beleid rondom de inzet van docenten bij voorlichtingsactiviteiten. De procedure rondom inzet en de beschikbare inzeturen per voorlichtingsactiviteit is hier vastgelegd.

Inleiding

Docenten worden, naast de primaire onderwijsactiviteiten, ook ingezet en ingeroosterd voor PR- en voorlichtingsactiviteiten. De meest voorkomende activiteiten zijn: Proefstudeerdagen, open dagen, open avonden en het geven van voorlichtingen op VO- en MBO-scholen in de regio.

Omdat sommigen van deze activiteiten incidenteel zijn en ook niet altijd vooraf bekend, is het lastig om docenten hier voorafgaand aan het semester voor vrij te houden. Het vaststellen van de te koppelen activiteiten aan dagdelen voor het hele semester wordt gedaan in het planningsoverleg van de Uitvoeringsmanagers met de Roostermaker en de PLOU's van het Startsemester.

Reservering van de inzet

Met de Uitvoeringsmanagers is het volgende afgesproken rondom de reservering van inzet in het inzetsysteem: Team M&C maakt een overzicht van alle docenten die ze willen inzetten voor PR- en voorlichtingsactiviteiten. Het kan voorkomen dat je niet persoonlijk gevraagd bent voor onze voorlichtingsactiviteiten. Gezien de omvang van FHICT is het bijna onmogelijk geworden dat te blijven doen. De totale inzet per docent wordt in het reguliere inzetsysteem vooraf geregistreerd door Team M&C. In het opmerkingenveld kun je de datum en de activiteit zien waarvoor je bent ingezet. Deze inzetaanvraag wordt vervolgens op dezelfde wijze behandeld als andere aanvragen.

Vaststellen van de inzet

In de periode nadat de initiële inzetaanvragen geregistreerd zijn, kijken docenten en People managers naar mogelijke knelpunten in deze inzet. Indien een docent teveel inzet in zijn reservering heeft staan, wordt in overleg besloten welke taken er mogelijk door andere docenten opgepakt kunnen worden. We spreken hierbij af dat de teams zoveel mogelijk zelf oplossingen zoeken voor aanvragen, die niet door de beoogde docenten uitgevoerd kunnen worden. Wijzigingen op de inzetaanvragen worden aan de betreffende Plou's, in dit geval team M&C, doorgeven.

Roosteren van de PR- en voorlichtingsactiviteiten

Het roosteren van de inzet voor voorlichtingsactiviteiten wordt geïnitieerd door het team M&C.

Inzet voor docenten met de rol Uitvoeringsmanager, People manager en Curriculumeigenaar

Binnen de organisatie is afgesproken dat op open dagen van ieder team een Uitvoeringsmanager (UM), People Manager (PM) en een Curriculumeigenaar (CE) aanwezig is. Deze krijgt hiervoor geen inzeturen, want deze taken behoren bij de rol. Team M&C zal bij de planning van de open dagen inventariseren wie er namens het management van het team aanwezig is.

Inzeturen per workshop of voorlichting

In tabel 1 is een overzicht opgenomen van de beschikbare inzeturen per voorlichtingsactiviteit voor docenten.

Tabel 1
Inzeturen per voorlichtingsactiviteit.
Voorlichtingsactiviteit Beschikbare uren
Welkomstpraatje Proefstudeerdag 1 uur
Proefstudeerdag Profielworkshop OI-lijn 2 uur
Proefstudeerdag FUN workshop 3 uur
Proefstudeerdag Futurologie + afsluiting 2 uur
Brede voorlichting ICT (externe voorlichting) 4 uur
Open dag 8 uur
Open avond 4 uur

Inzetplanning per semester

In tabel 2 en tabel 3 zie je wanneer er gestart wordt met de inzetplanning in respectievelijk het najaar (semester 1) en het voorjaar (semester 2).

Tabel 2
Inzet voor het najaar: Semester 1, Periode 1 + 2 .
Week Actie
1e week van maart Voorstel planning maken
2e week van maart Voorstel mailen naar alle betrokkenen en Uitvoeringsmanagers
3e week van maart Betrokkene bespreekt eventuele knelpunten met People manager
1e week van april Afspraak plannen met teamleiders om de planning te bespreken en eventuele knelpunten op te lossen.
2e week van april inzet invoeren in het inzetbestand


Tabel 3
Inzet voor het voorjaar: Semester 2, Periode 3 + 4 .
Week Actie
3e week van september Voorstel planning maken
4e week van september Voorstel mailen naar alle betrokkenen en Uitvoeringsmanagers
1e week van oktober Betrokkene bespreekt eventuele knelpunten met People manager
2e week van oktober Afspraak plannen met Uitvoeringsmanagers om de planning te bespreken en eventuele knelpunten op te lossen.
4e week van oktober inzet invoeren in het inzetbestand