Proces adviesgesprekken aanmelders Onderwijs voor Professionals

Samenvatting
Dit proces beschrijft de taken en tijdslijnen inzake de te voeren adviesgesprekken met aanmelders voor Onderwijs voor Professionals (OvP)

Beschrijving van het proces

In lesweek 7 wordt de prognose OvP opgesteld.
Aan de hand van deze prognose wordt per instromende student 0,5 uur per semester gereserveerd voor het adviesgesprek.
De PLOU startsemester en PLOU versnelde instroom krijgen uren voor het voeren van de gesprekken.
Team Bedrijfsvoering is eigenaar van het budget voor SKC/adviesgesprekken en ontvangt de namen van de PLOU Startsemester en de PLOU Versnelde Instroom.
De gesprekken vinden plaats tussen lesweken 10-21 van het voorafgaande semester en weken 0 en 1 van het instroomsemester.

Volgorde van de stappen

Hieronder staan in chronologische volgorde de te nemen stappen opgesomd, voor de te voeren adviesgesprekken met de aanmelders voor de opleiding Onderwijs voor Professionals.

De kandidaat meldt zich aan via Studielink.
De Student Desk (SD) actualiseert het welkomstbestand met nieuwe aanmelders en afmelders.
SD stuurt binnen 4 weken een (eerste) welkomstmail, samen met het Formulier Adviesgesprek OvP. Wanneer de start van het semester nadert, moet dit bijna dagelijks gecheckt worden.
SD voert een nadere check uit op de inschrijfvoorwaarden/ toelaatbaarheid van de kandidaten. Indien de kandidaat niet toelaatbaar is, maar wél 21 jaar of ouder, dan volgt een doorverwijzing naar de 21+ toets.
SD checkt status formulier adviesgesprek OvP:
- Bewaakt de ontvangst van het Formulier adviesgesprek OvP van de kandidaten en bewaart deze op de Fontys ICT Portal.
- Indien het Formulier adviesgesprek OvP na twee weken nog niet retour is, stuurt SD een reminder naar de kandidaat. Hierin komt de mededeling dat als een kandidaat afwijkend wil instromen, het invullen van het Formulier adviesgesprek OvP noodzakelijk is.
- Indien er binnen twee weken niet op de reminder wordt gereageerd, stuurt SD een laatste reminder.
- Wanneer de start van het semester nadert, worden geen verdere reminders meer gestuurd. Daarna nemen wij geen initiatieven meer en nemen aan dat de kandidaat geen gebruik wil maken van het adviesgesprek.
De PLOU OvP Startsemester checkt of de kandidaat wellicht afspraken heeft gemaakt bij uitschrijven en dit proces niet hoeft te doorlopen.
De PLOU OvP Startsemester plant een gesprek met de student en legt de datum vast in het welkomstbestand
De PLOU OvP Startsemester bereidt het gesprek voor aan de hand van het ingevulde Formulier adviesgesprek OvP.
De PLOU OvP Startsemester voert het gesprek; de termijn hiervoor is 2 weken.
Indien een kandidaat in aanmerking komt voor versnelde instroom:
- maakt de PLOU OvP Startsemester een nieuwe casus aa nin de Exam Board Portal. Hierin worden de CE va nde bewtreffende studieroute, Student Desk Team B en deeltijdfhict@fontys.nl meegenomen als ontvangers van het bericht;
- verwerkt SD de informatie over de (mogelijk) versnelde instroom in het welkomstbestand (o.a. welke studieroute)
SD bewaakt de voortgang van de gevoerde gesprekken.
CE van de studieroute die past bij de kandidaat plant een gesprek met de kandidaat in.
- CE bereidt zich voor op dit gesprek (Formulier adviesgesprek OvP op Fontys ICT Portal) en voert het gesprek.
- De CE koppelt de gemaakte afspraken terug via de (aangemaakte casus in) de Exam Board Portal naar alle geadresseerden
De Examenkamer informeert betrokkenen (kandidaat, Studentdesk Team B en deeltijd@fontys.nl via de Exam Board Portal
De SD verwerkt gemaakte afspraken in het welkomstbestand.
De SD bewaakt de voortgang van de gesprekken van de PLOU OvP Startsemester en CE binnen de uitvoeringstermijn (2 weken).

Student desk, Onderwijs voor professionals