Samenvatting
Er wordt onderscheid gemaakt tussen dienstreizen en deelname aan het woon-werkverkeer. Op deze pagina wordt informatie gegeven over de vergoeding bij dienstreizen in tijd en kosten en hoe je als docent of medewerker kan declareren.

Als je in opdracht van de werkgever een zakenreis maakt, wordt dit ook wel een dienstreis genoemd. Dienstreizen zijn niet hetzelfde als woon-werkverkeer. Fontys biedt een rijk scala aan voorzieningen en regelingen om voor je werk te reizen. Zie hiervoor de pagina van Flexibel reizen. Onderstaand pagina licht de aanvullende regelingen toe die Fontys ICT hanteert rondom reiskostenvergoedingen en dienstreizen.

Dienstreizen beginnen en eindigen in principe op de werkplek en worden in opdracht van de werkgever gemaakt. Voor de gemaakte dienstreis wordt een vergoeding toegekend. Het uitgangspunt is dat je gebruik maakt van de Mywheels deelauto of reist per openbaar vervoer. Als je de dienstreis maakt met eigen vervoer, raadpleeg je voor het bepalen van het aantal kilometers de routeplanner van Routenet, op basis van de meest optimale route van je werkplek naar de bestemming.
Voor vergoeding van dienstreizen wordt onderscheid gemaakt in tijd en kosten.

Indien je standplaats Eindhoven is en je les dient te geven bij Fontys ICT in Tilburg wordt standaard 1 uur reistijd in de inzet opgenomen. De medewerker dient dit zelf bij zijn People Manager (PM) aan te geven. De People Manager draagt er zorg voor dat dit in het inzetsysteem geregistreerd wordt.

• Bij gebruik van middelen van het openbaar vervoer: de kosten van het reizen met de gewone openbare vervoermiddelen langs de meest gebruikelijke weg op de voor de werkgever minst kostbare wijze, voor zover de werkgever het gebruik van deze openbare vervoermiddelen noodzakelijk acht;
• Bij gebruik van een eigen motorvoertuig: de kosten berekend op basis van het vastgestelde tarief van € 0,21 netto per kilometer.
• De kosten van parkeren, tol, vaargelden en boetes komen voor je eigen rekening, evenals de verzekering van de eigen auto.
• Gemaakte verblijfskosten die redelijkerwijs voortvloeien uit de aard van de dienstreis worden vergoed. De bedragen genoemd in artikel 5 van de Reisregeling Binnenland gelden als norm voor de maximaal te vergoeden verblijfkosten.
• Mocht er tijdens de dienstreis materiële schade ontstaan dan komt dat niet voor rekening van Fontys Hogescholen.

Voor het boeken van buitenlandse dienstreizen heeft een aanbesteding plaatsgevonden. Hierdoor mag alleen bij de hiervoor bevoegde partijen worden geboekt. Belangrijk is het om bij het aanvragen van een dienstreis dit minimaal 2 weken voorafgaand aan de geplande reis in te dienen.

• Alle boekingen worden gedaan door het directiesecretariaat via fontysict-secretariaat@fontys.nl
• Alle aanvragen dienen te worden gedaan via het Inkoopproces. Kies voor een nieuwe inkoopaanvraag voor de categorie 'Reizen'. Onder deze aanvragen vallen:
  • Vliegreizen. Bij reizen die onderdeel zijn van studentwerving (onder andere bij bezoek van beurzen) worden als onderdeel van een plan per semester door de verantwoordelijke accountmanager ingediend en ter goedkeuring voorgelegd aan de Fontys ICT teammanager M&C via een inkoopaanvraag. N.B: dit geldt alleen voor de verblijfskosten. Alle overige kosten worden verwerkt door Fontys Marketing, Communicatie & PR;
  • Hotelovernachtingen in het buitenland;
  • Busvervoer;
  • Reizen waar studenten bij betrokken zijn.

• Je declareert de gemaakte reiskosten: vervoer naar luchthaven in Nederland (conform reguliere dienstreisdeclaratie). Vluchtboekingen verlopen via een vaste leverancier. Dit kan geboekt worden bij het directiesecretariaat.
• Voor verblijfskosten in het buitenland geldt de volgende regeling: je declareert (in je interaction center van HR2day) per zakelijke overnachting 75% van de verblijfskosten. Zie voor de actuele gegevens de betreffende tarieflijst op de site Reisregeling Buitenland van Dienst Personeel en Organisatie. Ter verantwoording voeg je bij de declaratie een bewijsstuk toe waarin het aantal nachten dat je weg bent geweest laat zien (bijv. vliegticket of hotelbon).

Je declareert de dienstreis in de maand volgend waarop je deze reis gemaakt hebt via je interaction center in HR2day. Je voegt eventuele bewijsstukken digitaal toe. Wanneer het declaratieformulier uiterlijk op de 10e dag van de maand, goedgekeurd en digitaal ontvangen is bij het HR Service Center, wordt deze aan het eind van diezelfde maand uitbetaald (voorbeeld: uiterlijk 10 mei ontvangen dan uitbetaling met het salaris van de maand mei).