Examencommissie

Samenvatting
Beschrijft de structuur van de examencommissie, de beleidskamer en examenkamers en geeft aan hoe studenten ondergebracht worden bij examenkamers.

Fontys ICT RACI
Voor meer informatie over hoe deze pagina past binnen RACI, zie de domeinen Onderwijsondersteuning en Bedrijfsvoering.

De examencommissie van Fontys ICT is samengesteld uit een aantal uitvoerende examenkamers en een beleidskamer. De uitvoerende examenkamers bestaan uit een voorzitter en een secretaris. Deze leden worden door de directeur benoemd conform de Benoemingsprocedure leden examencommissie. De voorzitters van de examenkamers zijn allen lid van de beleidskamer. Verder omvat de beleidskamer een secretaris, een ambtelijk secretaris en een extern lid. Zie hier de actuele samenstelling van de examencommissie.

De examencommissie heeft een huishoudelijk reglement .

De leden van de examencommissie hebben bepaalde taken en dienen te voldoen aan bepaalde profielen. In de examencommissie zijn – naast expertise over de opleiding - de volgende inhoudelijke aandachtsgebieden over de leden verdeeld:

• wet- en regelgeving;
• toetsing en kwaliteitsborging;
• externe landelijke contacten.

Voor specifieke juridische expertise (bijvoorbeeld het opstellen van een verweerschrift in een beroepsprocedure) beschikt de examencommissie over een juridisch lid.

Iedere examenkamer is tenminste bemand door de secretaris en de voorzitter. Deze kamer voert vooral operationele taken uit zoals het vaststellen van de uitslagen, het afhandelen van bezwaren en het nemen van beslissingen over individuele verzoeken zoals bijvoorbeeld het verzoek om vrijstelling van een studieonderdeel.

Zij worden hierbij per kamer ondersteund door een administratief medewerker. De rolverdeling binnen de examenkamers en de administratie is hierbij als volgt:

De administratief medewerker doet het uitvoerende werk. Dit komt in de praktijk neer op:

• Het voorbereiden van judiciumlijsten.
• Het maken van documenten zoals getuigschriften, diploma-supplementen en beoordelingsformulieren.
• Zorgen dat alles op tijd gereed is voor de uitreikingen.

Een uitgebreide beschrijving van de administratieve taken met betrekking tot de examenkamer staat in het huishoudelijk reglement. Hier zijn ook de verschillende deadlines en vergadermomenten in opgenomen.

• Verantwoordelijk voor alles wat de administratief medewerker doet.
• Aansturen van de administratief medewerker.
• Controleren wat de administratief medewerker maakt.
• Oplossen van problemen en onvoorziene situaties.
• Tekenen van getuigschriften nadat alles gecontroleerd en in orde bevonden is.
• Afhandelen van standaard verzoeken en bezwaren.

• Verantwoordelijk voor het functioneren van de secretaris.
• Klankbord voor de secretaris bij het oplossen van problemen en onvoorziene situaties.
• Verantwoordelijk voor de procedure.
• Tekenen van getuigschriften en diplomasupplementen, waarmee hij het vertrouwen uitspreekt in de secretaris.
• Vertegenwoordigt de examenkamer in de beleidskamer.

Door welke examenkamer een verzoek wordt behandeld is afhankelijk van de aard van dat verzoek. Een aantal categorieën van verzoeken wordt telkens door een vaste kamer behandeld, maar andere categorieën worden zodanig verdeeld dat de werklast per examenkamer ongeveer gelijk is. Tabel 1 laat zien hoe de verschillende categorieën zijn verdeeld over de examenkamers. Indien een student recent een zaak had bij een van de examenkamers, worden nieuwe zaken van die student door dezelfde kamer behandeld.

Tabel 1
Verzoeken aan de verschillende examenkamers ingedeeld naar categorie.
Toelichting: BSc=Bachelor of Science; AD=Associate degree.

De examencommissie is te benaderen via het portaal van de Examencommissie. Voor mensen buiten Fontys ICT is de examencommissie te benaderen via fontysict-examencommissie@fontys.nl.

De beleidskamer van de examencommissie is voornamelijk verantwoordelijk voor het bepalen van het beleid dat door de examenkamers moet worden uitgevoerd. In de beleidskamer is kennis van alle architectuurlagen uit het HBO-i model vertegenwoordigd, evenals alle opleidingen van Fontys ICT (Associate Degree, Bachelor en Master) van zowel voltijd als deeltijd.

De beleidskamer zorgt ervoor dat de examencommissie als geheel haar taken volledig en correct uitvoert. De taken en bevoegdheden van de examencommissie in het hoger onderwijs zijn vastgelegd in de WHW en nader beschreven in het Huishoudelijk reglement. Deze taken en bevoegdheden zijn:

• het op objectieve en deskundige wijze vaststellen of een student voldoet aan de voorwaarden die de OER stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad;
• het toekennen en uitreiken van getuigschriften;
• aanwijzen van examinatoren op basis van de opgestelde profielen;
• het borgen van de kwaliteit van de tentamens en examens onverminderd de verantwoordelijkheid hierover van de examinatoren;
• het vaststellen van richtlijnen en aanwijzingen binnen het kader van de OER om de uitslag van tentamens en examens te beoordelen en vast te stellen;
• beoordelen van door de student samengestelde alternatieve programma’s voor het behalen van een examen waarvan het examen leidt tot het verkrijgen van een graad, waarbij de examencommissie tevens aangeeft tot welke opleiding van de instelling dat programma wordt geacht te behoren voor de toepassing van de wet;
• het verlenen van vrijstelling voor het afleggen van één of meer tentamens, en
• het borgen van de kwaliteit van de organisatie en de procedures rondom tentamens en examens. Deze taak voert zij uit in samenwerking met de Toetscommissie.

De beleidskamer brengt tevens advies uit over de uitvoerbaarheid van de nieuwe en de uitvoering van de actuele Onderwijs- en Examen Regeling (de OER) uit aan de directie.

OER; WHW; Fontys Kadernotitie Examencommissie