Samenvatting
Beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van leden van een examenkamer.

Fontys ICT heeft een examencommissie die bestaat uit één centrale beleidskamer en meerdere examenkamers. Iedere examenkamer is tenminste bemand door de secretaris en de voorzitter. Deze kamer voert vooral operationele taken uit zoals het vaststellen van de uitslagen, het afhandelen van bezwaren en het nemen van beslissingen over individuele verzoeken zoals bijvoorbeeld het verzoek om vrijstelling van een studieonderdeel.

Zij worden hierbij per kamer ondersteund door een administratief medewerker. De rolverdeling binnen de examenkamers en de administratie is hierbij als volgt:

De administratief medewerker doet het uitvoerende werk. Dit komt in de praktijk neer op:

• Het maken van documenten zoals getuigschriften, diploma-supplementen en beoordelingsformulieren.
• Zorgen dat alles op tijd gereed is voor de uitreikingen.

Een uitgebreide beschrijving van de administratieve taken met betrekking tot de examenkamer staat in het huishoudelijk reglement. Hier zijn ook de verschillende deadlines en vergadermomenten in opgenomen.

• Verantwoordelijk voor alles wat de administratief medewerker doet.
• Aansturen van de administratief medewerker.
• Controleren wat de administratief medewerker maakt.
• Oplossen van problemen en onvoorziene situaties.
• Tekenen van getuigschriften nadat alles gecontroleerd en in orde bevonden is.
• Afhandelen van standaard verzoeken en bezwaren.

• Verantwoordelijk voor het functioneren van de secretaris.
• Klankbord voor de secretaris bij het oplossen van problemen en onvoorziene situaties.
• Verantwoordelijk voor de procedure.
• Tekenen van getuigschriften en diplomasupplementen, waarmee hij het vertrouwen uitspreekt in de secretaris.
• Vertegenwoordigt de examenkamer in de beleidskamer.

Elke examenkamer is te benaderen via de examination board pagina die te vinden is via het student square op de Fontys ICT Portal. Hier vind je de link naar de Examination Board Portal waar verzoeken ingediend kunnen worden, informatie over de Fontys ICT OER'en en een informatievideo over de Examencommissie.

Iedere examenkamer heeft een expertise waardoor zaken die worden ingediend op die expertises automatisch en altijd bij dezelfde examenkamer terecht komen. Alle andere onderwerpen worden at random verdeeld over de kamers met de minste workload.

• Kamer A - Fraudezaken; versnelde instroom OvP;
• Kamer B - Overstappen van Associate degree naar Bachelor; overstappen van Bachelor naar Associate degree;
• Kamer C - Vrijstellingen;
• Kamer D - Dual Degree; Exchange en Minor Abroad; Externe Minor;
• Kamer E - Wisselen van profiel; wisselen van leervorm;
• Kamer F - Versnelde Instroom OvP;
• Kamer G - Toelating tot het Delta programma; overstappen van Voltijd naar OvP; overstappen van OvP naar Voltijd.

A: Het is je taak als assessor om de student feedback te geven op de leeruitkomsten. Die vormen namelijk de basis van het summatieve eindoordeel. Wanneer een student het niet eens is met die eindbeoordeling kunnen er twee dingen aan de orde zijn. Het kan natuurlijk zo zijn dat de student het oprecht niet begrijpt waarom hij de beoordeling heeft gekregen die vast is gelegd. In dat geval is het in de eerste plaats aan jou als assessor om de student nog eens mee te nemen in de gegeven feedback en hoe jullie tot het eindoordeel zijn komen. Het kan echter ook zo zijn dat de student het alsnog niet eens is met de gegeven feedback of het eindoordeel wat daar uit volgt.

Als je er ervan overtuigt bent dat je correct hebt gehandeld als assessor is er eigenlijk vrij weinig wat een student kan doen. Het is wellicht goed om de student met een andere docent van het semester te laten praten, of stuur hem naar de PLOU. In het geval dat er twijfels zijn over het beoordelingsproces bij jezelf als assessor, om wat voor reden dan ook, dan kun je de student uiteraard altijd met zijn casus naar de examenkamer verwijzen. Dit kan via de daarvoor bestemde portal: https://examboard.fhict.nl/ Verwijzen naar de examenkamer doe je dus alleen maar als je twijfelt aan het beoordelingsproces. Stuur de student dus niet naar de examenkamer door wanneer je de beoordeling niet goed krijgt uitgelegd of wanneer de student niet open staat voor de uitleg.

A: De examenkamer krijgt veel vragen en berichten binnen van studenten. De vragen zijn zeer uiteenlopend, maar de meeste gaan over de beoordeling van hun semester. Dat zijn meestal ook de complexere zaken. Elke zaak is namelijk weer uniek omdat het gaat om een specifieke student, in een bepaald semester, met verschillende assessoren. Daarom nodigen we bijna altijd de student uit voor een gesprek, maar ook de assessoren. We horen namelijk graag beide kanten van het verhaal, in een aparte vergadering, om een duidelijk beeld van de situatie te krijgen.

Om iets preciezer te zijn maakt de student geen bezwaar tegen zijn beoordeling, maar op de manier waarop deze tot stand is gekomen; het beoordelingsproces. Bij Fontys ICT wordt elke student in elk semester holistisch beoordeeld met een portfoliobeoordeling. Om tot dat goed beoordeelbaar portfolio te komen wordt de student begeleid en ook longitudinaal formatief getoetst. Dat proces moet vast worden gelegd. Denk daarbij aan feedback in Portflow, ingevulde Feedpulse checkpoints met smiley, de Canvas speedgrader, en formatieve momenten waarop het portfolio wordt ingeleverd.

Het is de taak van de examenkamer om dit proces goed te onderzoeken, maar daar hebben we jullie hulp hard bij nodig. We kennen niet alle semesters even goed, en elke situatie is weer anders. Vandaar dat we waarschijnlijk een vergaderafspraak hebben ingepland.

A: Nee, waarschijnlijk niet. De examenkamer heeft waarschijnlijk al inzage in de Canvas-omgeving en het portfolio van de student, inclusief alle feedback. Op basis daarvan ontstaat een beeld. Het gesprek is bedoeld om de laatste gaatjes van het beeld op te vullen, of bepaalde zaken te valideren. We kunnen alleen maar zien wat er vastligt, zodoende moeten we soms wat navraag doen bij de docenten van het semester.

A: De examenkamer heeft alle stukken van de zaak bestudeerd, student gesproken, assessoren gesproken, en is tot de conclusie gekomen dat er iets in het beoordelingsproces niet volledig ‘volgens het boekje’ is verlopen. Dat kan gebeuren. Je wordt ziek, een collega zegt iets, jij vergeet iets, het maakt niet uit. We zijn allemaal ook maar gewoon mens en bij studentnabij onderwijs kan er wel eens iets over het hoofd worden gezien.

Het betekent wel dat de student, volgens de examenkamer, terecht een punt van zijn beoordeling heeft gemaakt. Dit zegt meestal niets over jou als docent of assessor, maar wel iets over de manier waarop de beoordeling tot stand is gekomen. De kamer doet ook een uitspraak over de manier waarop de student geholpen gaat worden. We kunnen geen beoordelingen aanpassen, nooit, maar kunnen wel een herbeoordeling door dezelfde, of juist andere assessoren afdwingen. Het kan ook zijn dat een reparatieopdracht beter past als oplossing voor de specifieke zaak. De examenkamer zal dit naar de student, de PLOU van het semester, maar ook jou als assessor communiceren. De uitslag, maar ook de manier waarop de zaak verder wordt afgehandeld.

We zeggen erbij dat het meestal niets zegt over jou als assessor, en dat is ook zo. Het gaat over het beoordelingsproces. Het helpt dus enorm als jij als assessor de beoordeling goed vastlegt. Je hebt daar een paar verantwoordelijkheden in:

• Zorg ervoor dat mondelinge feedback op de leeruitkomsten vastligt in Feedpulse, met een smiley. Is de student het vergeten in te vullen, vraag het nog eens, of vul het zelf in. Is hij er vaak niet, leg dat dan ook vast in Feedpulse, want dat is feedback op zijn professionele ontwikkeling. Zie FeedPulse
• Zorg ervoor dat er ten minste 3 keer per semester een formatieve indicatie wordt afgegeven in Canvas op het portfolio. Dit doe je door mondelinge en schriftelijke feedback te geven per leeruitkomst en te beoordelen met de ontwikkelingsgerichte schaal. Zie beleidswiki: Toetsbeleid
• Als een student feedback vraagt op zijn werk leg je dat schriftelijk vast. De beste plek is zo dicht mogelijk op het product, bijvoorbeeld in een Canvas assignment waar hij het heeft ingeleverd, of in Portflow bij het bewijsstuk.
• Bij de assessorenvergadering leg je voor elke student waar wordt afgeweken van de standaard beoordelingsregel een duidelijke verklaring vast waarom de student het semester wel of niet heeft gehaald. De enige beoordelingsregel bij Fontys ICT is: “If a student has at least 'Proficient' for all learning outcomes, the assessment is a 'Satisfactory' or better. All other cases are at the discretion of the assessor meeting.” Zie beleidswiki: Toetsbeleid

A: Kortgezegd, ja. We zijn verplicht de zaak van een student grondig te onderzoeken. Daarvoor is het soms nodig dat we inzage krijgen in bepaalde documenten die wellicht niet eerder zijn gedeeld. Soms komen we tot de conclusie dat een portfolio opnieuw beoordeeld wordt. Het kan zijn dat je gevraagd wordt het portfolio te bekijken en beoordelen volgens de leeruitkomsten. Dit wordt vaak via de PLOU van dat semester gevraagd, maar wel in opdracht van de examenkamer. Het laatste middel is dat we een reparatieopdracht laten opstellen. Je kunt dan gevraagd worden dit te begeleiden en te beoordelen, waarschijnlijk ook weer via de PLOU van het semester.

Dit soort ‘extra werk’ is vervelend, want het komt bovenop je andere werkzaamheden. Dat weten we en begrijpen we. Soms staan hier inzeturen tegenover, maar meestal niet. Dit soort acties worden alleen gevraagd wanneer er punten in het beoordelingsproces zijn geconstateerd waarin de student terecht een punt heeft gemaakt van de beoordeling. Daarom zijn we genoodzaakt om de student daarin te helpen. Dat vergt nu eenmaal werk, en dat moet iemand doen. Soms ben jij dat, en soms een collega. Samen komen we daar wel uit en zorgen we ervoor dat de student alsnog een eerlijke en correcte beoordeling krijgt.

A: Geen. De examenkamer heeft het laatste woord. Als een student het ‘gewoon niet eens is’ met zijn eindbeoordeling, maar het proces is netjes gevolgd en vastgelegd, heeft hij geen zaak. Zijn er wel aandachtspunten, dan wordt de student meestal in het gelijk gesteld. Het is aan de kamer om dit goed uit te zoeken en af te wegen. De examenkamer is onpartijdig en objectief. Vandaar ook dat een uitspraak bindend is.

Uiteraard kun je dit wel bespreken met de collega’s van de kamer die de uitspraak hebben gedaan. Dit zal geen gevolgen hebben op de uitspraak, maar kan wel helpen om te begrijpen waarom de keuzes zijn gemaakt. Soms kan het zelfs ook verhelderend voor de kamer zijn hoe de assessoren het zien of wat het met hun doet. Door met elkaar in gesprek te blijven, respectvol, kunnen we toekomstige zaken beter aanpakken.

A: De student heeft een aantal manieren om zijn gelijk te halen. Officieel gaat elke zaak eerst via het College van Beroep voor de Examens (afgekort tot ‘Cobex’), maar meestal gaat de student eerst rechtstreeks naar de examenkamer van Fontys ICT. Wanneer zij de zaak van de student afkeurt kunnen zij in beroep gaan bij het college van beroep. Dat heeft totaal geen impact meer op jouw werk of functioneren als assessor. Sterker nog, het doel van het college van beroep is om te achterhalen of de examenkamer haar werk correct heeft gedaan. Is de student gehoord, de assessoren, is het proces grondig onderzocht, zijn alle omstandigheden correct meegewogen in de beslissing, en meer van dit soort vragen.

Het kan wel interessant zijn om te weten wat er verder gebeurd, of misschien ben je gewoon nieuwsgierig naar de uitkomst van het beroep. Dit kun je altijd navragen bij de collega’s van de examenkamer waar je contact mee hebt gehad over de zaak. Alle uitspraken van het college van beroep binnen Fontys zijn in anonieme vorm te lezen op: https://connect.fontys.nl/fontysbreed/studentenloket/Samenvattingen%20uitspraken/Forms/AllItems.aspx Mocht het college van beroep niet de kant kiezen van de student, en de opleiding in het gelijk stellen, dan kan de student ook daar weer tegen in beroep. Dat gebeurt echter zeer zelden, maar in dat geval gaat het naar het “Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State in Utrecht. Zie: https://www.raadvanstate.nl/overrvs/bestuursrechtspraak/studentenzaken/

A: Het college van beroep zal in de meeste gevallen de examenkamer vragen om opnieuw met de student in gesprek te gaan om tot een minnelijke schikking te komen. In veel gevallen zal dit geen andere uitkomst hebben. Echter, de student kan en mag tot aan de zitting met nieuwe informatie komen. Het kan dus zijn dat er een nieuwe kijk op de zaak is waardoor de examenkamer toch besluit om tot een compromis te komen. Dit gebeurt dan nadat de examenkamer de zaak van de student heeft afgewezen en de student naar het college van beroep is gegaan met zijn zaak.

Het kan ook zo zijn dat om een andere reden een schikking treft. Niet elke zaak is hetzelfde, en de reden kan daarom erg verschillen. Soms is het erg moeilijk om een goed objectief oordeel over een zaak uit te spreken. Soms stellen we de student in het gelijk, maar soms ook niet. Dat wil niet zeggen dat er nergens in het beoordelingsproces iets op aan te merken viel. In het geval de zaak opnieuw beoordeeld wordt door het college van beroep kan het soms de moeite lonen om toch te schikken. De student kan bijvoorbeeld opnieuw beoordeeld worden, waarmee we veel tijd en geld voorkomen die anders in het beroep was gaan zitten.

We begrijpen dat het dubbel voelt, schikken. De examenkamer leek eerst de kant van de assessoren te kiezen, en uiteindelijk sluiten ze toch een compromis met de student. Dat kan aanvoelen alsof de kamer alsnog de student gelijk geeft, de assessoren alsnog niet vertrouwt op hun oordeel, of wellicht zelfs voor ‘the easy way out’ kiest. Het is echt per zaak afhankelijk. Het advies is dan ook, ga met elkaar in overleg over de beslissing. Het is nooit zo zwart-wit en simpel. We moeten goed het belang van de student meewegen, en tegelijkertijd ook recht doen aan het beoordelingsproces.

A: Je kunt altijd contact opnemen met de collega's van de examenkamer die bij de zaak betrokken zijn. Zij zijn goed op de hoogte van de specifieke situatie en kunnen uitleg geven over de gemaakte keuzes en de onderbouwing daarvan. Daarnaast kun je ook de PLOU van het semester raadplegen. De examenkamer is er om transparantie te bieden en staat open voor vragen en feedback, zolang dit in een constructieve en respectvolle dialoog gebeurt. Dit helpt ons allemaal om de kwaliteit van het onderwijs en de beoordeling te verbeteren.

A: De examenkamer richt zich primair op de kwaliteit en rechtmatigheid van het beoordelingsproces. Wij worden niet vaak door docenten benaderd, maar vooral door studenten die een formele klacht hebben over het beoordelingsproces. In zo’n geval zorgen wij voor een objectief en zorgvuldig onderzoek, waarbij we uiteraard ook jouw kant van het verhaal meenemen. Een uitzondering hierop is als er sprake is van een vermoeden van fraude. In dat geval ben je verplicht dit te bespreken met de student en het voorval te melden bij de examenkamer. Zie: Fraudebeleid.