Samenvatting
De pagina beschrijft de strategische kaders, de doelen en doelgroepen in het eventbeleid. Ook is vastgelegd hoe verantwoordelijkheden belegd zijn en welk type events onderdeel zijn van het Fontys ICT beleid.

Binnen Fontys ICT worden veel events georganiseerd. Het op deze pagina beschreven eventbeleid dient als leidraad voor de huidige events en de nieuw te ontwikkelen events.

In het beleid gaan we uit van de volgende doelgroepen:

• Partners (PIE en PII);
• Onderzoekpartners van de lectoraten;
• Overige externen uit het werkveld;
• Studenten;
• Toekomstige studenten;
• Alumni;
• Medewerkers van Fontys ICT;
• Toekomstige medewerkers van Fontys ICT.

Het beleid heeft als basis de strategische koers van Fontys ICT en externe factoren en ontwikkelingen.
Fontys ICT ontwikkelt zich steeds zichtbaarder van onderwijsinstelling naar een dynamisch, uitnodigend innovatiecentrum. Een vruchtbare voedingsbodem waar unieke talenten - aanstormend en bewezen, student en medewerker - elkaar, bedrijven en andere kennisinstituten ontmoeten. Zonder drempelvrees, vol nieuwsgierigheid. Met een gedeelde intrinsieke drijfveer om vooruitgang duurzaam vorm te geven, regionaal, nationaal en internationaal. Om betekenisvol impact te maken. Door samen praktijkoplossingen te onderzoeken en te ontwikkelen voor uitdagingen van technische, economische en maatschappelijke aard.

De strategische koers van Fontys ICT geeft richting aan de events die we organiseren voor de verschillende doelgroepen.
Wat en wie willen we bereiken met de organisatie van de verschillende events:

• We willen laten zien dat we een internationaal innovatief instituut zijn met zowel onderwijs als onderzoek;
• We willen laten zien dat we impact maken op onze omgeving;
• We willen laten zien dat we studenten zichzelf kunnen ontwikkelen, uitdagen en dat ze hun eigen ontwikkelpad kunnen volgen.
• We willen verbinding maken met de verschillende doelgroepen en de doelgroepen onderling verbinding laten leggen: (potentiële) studenten, (potentiële) medewerkers, partners en alumni;
• We willen een goede werkgever zijn, waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en de mogelijkheid hebben zich te ontwikkelen.
  

Met behulp van bovenstaande punten kunnen we de koers van Fontys ICT vertalen naar onderstaande eventdoelen.

We laten zien dat we excellent onderwijs en onderzoek hebben. Internationaal erkend en regionaal opererend. We laten zien welke impact we op onze omgeving maken. We zijn een open instituut waar je kennis kunt halen en brengen.

We creëren verbinding tussen onze partners, (oud)studenten en medewerkers en deze verbinding ook uitdragen. En maken op deze manier potentiële studenten zowel nationaal als internationaal geïnteresseerd voor ons instituut. Alumni worden actief betrokken bij ons instituut en blijven in contact met de medewerkers, studenten en partners. We zetten onze community ook in voor het verbeteren van ons onderwijs. Door met ze in gesprek te gaan en feedback te vragen kunnen we met de ervaringen uit het werkveld het onderwijs verder verbeteren.

Onze (toekomstige) partners worden gemotiveerd zich te committeren aan onze instelling. We werken samen aan langdurige onderzoekstrajecten en motiveren onze partners de verbinding met onze studenten aan te gaan. Het partnernetwerk wordt ook gebruikt om elkaar te ontmoeten en elkaar te stimuleren een samenwerking aan te gaan met andere partners en Fontys ICT. Verbinden, kennis delen en onderzoek is hierbij een cruciaal uitgangspunt.

Het carrièrepad van studenten begint al bij een eerste kennismaking met onze opleiding. Door goede wervingsactiviteiten en voorlichting interesseren en enthousiasmeren we toekomstige studenten en nodigen ze uit om zich in te schrijven bij Fontys ICT. We adviseren ze over het gebruikmaken van hun talenten, begeleiden ze in hun keuzeproces, informeren ze over de mogelijkheden bij Fontys ICT, laten ze ervaren/voelen hoe studeren bij Fontys ICT eruitziet en laten zien wat ze uiteindelijk kunnen bereiken binnen de maatschappij.

Onze studenten zijn trots op de opleiding en streven naar de hoogste kwaliteit. Zij zijn ondernemend, internationaal georiënteerd, onderzoekend en innovatief. Zij ontwikkelen hun talenten. Zij zoeken tijdens hun studie de verbinding met het werkveld en/of met onderzoek (lectoraten). Dit zorgt voor een betere beeldvorming van wat ze met hun studie kunnen bereiken en welke mogelijkheden er binnen Fontys ICT zijn. Door samen te werken met bedrijven en lectoraten kunnen ze ervaring op doen met vraagstukken uit het werkveld en met onderzoeksvraagstukken en bouwen ze een eigen netwerk op.

Medewerkers zijn trots op ons instituut. Zij staan aan de basis van de verdere ontwikkeling van het instituut en van zichzelf. Zij zoeken verbinding met collega’s, studenten en partners. Zij stimuleren en activeren studenten en betrekken partners bij hun programma. Daarnaast blijven ze zichzelf uitdagen en ontwikkelen en kunnen ze hun ambities verder ontplooien.

Om te beslissen of we al dan niet een bepaald event organiseren, is een afwegingskader opgesteld. Naast de initiatiefnemer en de verantwoordelijke van de doelgroep, wordt de Fontys ICT eventmanager van het team M&C hier altijd in betrokken.

De volgende vragen worden doorlopen:

1. Voor welke doelgroep wordt het event georganiseerd? En sluit het event aan op de behoefte van de doelgroep? (Onderzoeken d.m.v. enquête en a.d.h.v. evaluatie)
2. Draagt het event bij aan het verwezenlijken van onze strategische doelen en eventdoelen?
3. Vanuit welke expertise wordt dit event georganiseerd? Wie is de eigenaar van het event?
4. Is het een aanvulling op de al reeds bestaande events; met een ander doel en mogelijke een andere doelgroep?
5. Wat is de tijdsplanning en is deze realiseerbaar?
6. Is er budget en mankracht? Welke mensen worden betrokken bij het projectteam?

Als de conclusie is dat een event georganiseerd gaat worden, dan wordt bepaald wie in de lead is (responsable) en welke ondersteuning er vanuit M&C verwacht wordt.

De uitgangspunten voor het eigenaarschap van events is beschreven in tabel 1.

Tabel 1
Uitgangspunten voor eigenaarschap events.

Indien er, bij nieuwe initiatieven, geen consensus wordt bereikt tussen de initiatiefnemer en de eventmanager over het al dan niet organiseren van een event, dan zal het verantwoordelijke lid van het Leadership team (Manager Operations) het eindbesluit nemen.

Bijeenkomsten met internationale medewerkers of studenten zijn in het Engels of tweetalig. Als er alleen Nederlandstalige betrokkenen zijn, kan vanzelfsprekend het Nederlands als voertaal (mondeling en schriftelijk) gebruikt worden.

Jaarlijks worden events die georganiseerd zijn geëvalueerd of deze nog voldoen aan de doelstellingen en of bovenstaande vragen op een goede manier beantwoord kunnen worden. Hiermee voorkomen we dat eenmaal bestaande events doorlopen terwijl er geen ruimte is voor nieuwe events die meer waarde toevoegen voor de doelgroepen.